HR文書自動化
雇用契約書
チームがすでに管理している Google Sheet から、すべての新入社員にパーソナライズされた雇用契約書を送付できます。Portant が行データを Google Doc に差し込み、候補者の電子署名を収集し、署名済みPDFをDriveに保存します。
セットアップ約5分 · 100以上のチームが利用中
40,000以上のチームに信頼されています
概要
1つの Google Sheet からすべての新入社員に署名済み雇用契約書を送付する
People Ops チームは、氏名、役職、給与、入社日、マネージャーなどの情報を新入社員スプレッドシートに常に最新の状態で記録しています。しかし現状では、各行をWordドキュメントにコピーし、スペースを修正してメールに添付し、候補者が印刷、署名、スキャンして返送するまで数日待つという作業が発生しています。契約書が戻ってくるころには、入社日はすでにカレンダーに入っています。
このテンプレートは Google Sheet をデータソースとして活用します。Portant が新入社員の各行を読み取り、フィールドをHR承認済みの Google Doc に差し込み、電子署名を通じて候補者に契約書を送付します。署名済みPDFは整理されたファイル名で従業員のDriveフォルダに保存されるため、HRは初日から締結済みの書類を手元に置けます。
このテンプレートは、年間5名から50名程度を採用するSMBおよびミッドマーケット企業のPeople Opsコーディネーター、HR担当の初期メンバー、採用業務を兼務する創業者に最適です。同じ Google Sheet から雇用契約書に加え、オファーレター、NDA、販売契約書も管理できる契約書の完全なフローにも対応しています。
対象ユーザー
このテンプレートはあなたに合っていますか？
定期的な契約書を管理する法務、営業、オペレーションチーム向けです。
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オファーを提示した当日に署名が完了します。Portant のデータ差し込み機能が新入社員 Google Sheet から契約書を生成し、電子署名機能が候補者に直接送付するため、署名済みオファーのほとんどは数時間以内に返送されます。
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HRチーム全体が信頼できる1つのテンプレート。People Ops が1つの Google Doc を管理し、Portant は差し込まれた候補者フィールドのみを変更するため、新しい役職の採用のたびに法務部門がWordの個別編集をレビューする手間がなくなります。
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署名済みPDFが適切なDriveフォルダに保存されます。Portant の出力管理機能が署名済みPDFを整理されたファイル名で従業員の部門フォルダに保存するため、オンボーディング、給与管理、監査の担当者がHRに問い合わせることなくファイルを見つけられます。
セットアップ
雇用契約書ワークフローの設定方法
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01
ステップ1：Google Sheets と Google Docs を接続する
Portant を開き、新入社員 Google Sheet を所有するGoogleアカウントでサインインし、People Ops が雇用契約書テンプレートを管理しているDriveフォルダへのアクセスを承認します。
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ステップ2：差し込みタグを Google Sheet の列にマッピングする
ワークフローエディタで、候補者氏名、役職、給与、マネージャー、入社日、福利厚生の差し込みタグをDocに配置し、各タグを新入社員 Google Sheet の対応する列に紐付けます。
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03
ステップ3：マネージャーとPeople Opsの承認を追加する
承認ワークフローを有効にして、Portant が候補者に送付する前に採用マネージャーとPeople Opsが差し込み済みDocを確認できるようにします。
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04
ステップ4：署名依頼を送付し、PDFを保存する
候補者向けに電子署名ステップを追加し、ファイル名のパターンを設定して、締結済みPDFを保存するDriveフォルダを出力管理に設定します。
よくある質問
雇用契約書テンプレートには、当事者の正式名称と住所、役職、入社日、報酬、福利厚生、勤務時間、秘密保持条項、および随意雇用または通知条項を含める必要があります。Portant が Google Sheets の新入社員行からすべての変数を自動入力するため、候補者が変わっても Google Doc 内の法的条文は一切変更されません。
いいえ、異なります。オファーレターは候補者が口頭で承諾した主要な条件を概説するものであり、雇用契約書は入社前に署名する拘束力のある合意書です。多くのHRチームは同じ Portant ワークフローを両方に活用しており、2つの Google Docs テンプレートが同じ新入社員 Google Sheet のオファーステータス列を参照する形で運用しています。
はい、可能です。Portant が Google Sheets の新入社員行から各契約書を生成し、Google Doc に差し込んで、同じワークフロー内の電子署名機能を通じて候補者に送付します。署名済みPDFは指定したDriveフォルダに自動保存されるため、People Ops がファイルを追跡する手間がなくなります。
Portant で新入社員の Google Sheet を Google Docs テンプレートに接続し、電子署名と承認ステップを一度設定するだけです。以降は、「採用済み」ステータスになった行ごとに自動で契約書が生成され、承認ルートを経て候補者に送付され、署名済みPDFがDriveに保存されます。
すべての報酬フィールドを新入社員 Google Sheet の1つの列にまとめ、Portant がその値を各契約書に自動で反映させます。財務部門、HR、候補者の全員が署名済みDocで同じ数値を確認できるため、株式付与やボーナス条件がオファーメールと締結済み契約書の間でずれることがありません。
はい、可能です。多くのHRチームはATS の行データをすでに管理している Google Sheet にエクスポートし、そこから Portant でワークフローを実行しています。HubSpot を利用しているリクルーターも、Google Doc を再作成することなく、取引先またはカンパニーレコードから同じ雇用契約書テンプレートをトリガーできます。
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テンプレートを見る40,000以上のチームと一緒に Portant を始めましょう
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このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspace との連携が素晴らしいです。ユーザーの声に耳を傾けてくれていることに、心から感謝します！
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