「HubSpotから直接ドキュメントを実行できます。プラットフォームを行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。情報はHubSpotから直接取得されるので、常に正確です。」
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単一の情報源
HubSpotのフィールドがDocsへの差し込みを駆動
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コピー＆ペースト不要
ドキュメントはCRMから追加ツールなしで実行
Edwin van der Maas
オペレーションリード、2manydots
40,000以上のチームに信頼されています
トリガー
HubSpotの新規ディール
生成
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
送付＆署名
メール＋PDF＆電子署名
保存＆同期
HubSpot＋Drive＋OneDrive
課題
レベニューチームは非効率な回避策に時間を奪われています。
ドキュメントプロセスがコピー＆ペーストや属人的なノウハウに依存していると、小さなほころびが高コストな問題へと発展します。よく聞かれる声をご紹介します。
新しいプロセスを作るたびに、また別の回避策が生まれる
見積書のワークフローを構築しても、担当者は自分のテンプレートにデータを貼り付け続けます。提案書を標準化しても、誰かが古いバージョンをメールで送ってしまいます。どれだけ修正を重ねても、問題は繰り返し発生します。
ドキュメントの唯一の情報源が存在しない
スプレッドシートのエクスポート、スクリーンショット、途中まで更新されたドラフトが混在し、営業と財務が異なる数字を参照してしまいます。見積書が顧客に届く頃には、どのバージョンが最新なのか誰も把握できていません。
ファイリングが自動化されていないため、引き継ぎが機能しない
CS、実装、経理の各チームが、署名済みの注文書や承認済みの条件書を探し回ります。ドキュメントがディールレコードではなくメールスレッドに保存されているためです。
解決策
だからこそ、RevOpsが信頼できるドキュメント自動化を構築しました。
自動化されたワークフロー、一貫した出力結果、生成から署名までの完全な可視性を実現します。
バックグラウンドで確実に動作するワークフロー
ドキュメント自動化を一度構築すれば、あとは自動で動き続けます。テンプレートはライブのディールデータを取得し、適切なロジックを適用して、担当者の手を借りることなく毎回正確な成果物を生成します。
状況確認の手間をかけずに完全な可視性を確保
作成から開封、署名まで、すべてのドキュメントのステータスをHubSpot上で直接追跡できます。リーダーやRevOpsは、担当者に問い合わせたりメールを掘り起こしたりすることなく、全体像を把握できます。
チームの成長に合わせてスケールするプロセス
権限の設定、テンプレートの管理、承認ルールの適用を地域やセグメントをまたいで行えます。組織の成長に合わせて、Portantも拡張していきます。
機能
セールス＆RevOps自動化の仕組み
すべての機能はHubSpot内で動作するように設計されており、ツールを切り替えることなくチームの生産性を高めます。
1つのディールレコード、1つのドキュメントの真実
すべてのドキュメントは、予測に使用しているHubSpotのプロパティと同じソースからデータを取得します。エクスポート不要、コピー＆ペースト不要、数字の二重管理も不要です。
財務が信頼できる価格表
明細項目、数量、割引、合計金額がHubSpotから整形されたテーブルに自動反映されます。スプレッドシートによる非公式なやり取りや数字の食い違いは発生しません。
チームの成長に合わせてスケールするガードレール
標準外の割引やカスタム条件は適切な承認者にルーティングしながら、標準的なディールはそのままスムーズに処理されます。
HubSpotでセールス＆RevOpsを始める方法
01
テンプレートを接続する
チームがすでに使用しているGoogle Docs、Slides、Word、またはPDFのレイアウトをそのまま活用できます。ゼロから作り直す必要はありません。
02
HubSpotデータをマッピングする
コンタクト、企業、ディール、明細項目、カスタムオブジェクトのプレースホルダーにタグを設定することで、すべてのドキュメントを完全かつ正確な状態に保ちます。
03
承認フローとガードレールを追加する
標準外のディールは適切なレビュー担当者にルーティングしながら、標準的なワークフローはそのまま処理されます。
04
ディールレコードから起動する
担当者はHubSpotから直接ドキュメントを生成できます。すべての成果物が、毎回正しい場所に正しい名前で保存されます。
お客様事例
2manydotsがドキュメントを自動化した方法をご覧ください
セールス＆RevOpsに関するよくある質問
いいえ。RevOps、ディールデスク、セールスリーダーも同じワークフローを使用して、社内レポート、更新書類、顧客向けドキュメントを作成します。全員が同じHubSpotデータをもとに業務を行います。
はい。PortantはGoogle WorkspaceとMicrosoft 365の両フォーマットに対応しているため、地域ごとのチームが使い慣れたツールを維持しながら、タグとロジックを一元管理して共有できます。
多くのチームは、HubSpotを接続してテンプレートを添付し、1日以内に単一のパイプラインまたは地域でパイロット運用を開始しています。出力結果が確認できたら、タグと承認フローを拡張してください。
Portantは、HubSpotデータを活用したドキュメントの生成、承認、配信、署名に特化しています。多くのチームは、価格設定の複雑さに応じて、HubSpotのネイティブ見積機能やCPQシステムと組み合わせて活用しています。
保存先はお客様が選択できます。HubSpotの添付ファイル、Google Drive、またはMicrosoft OneDriveに命名規則を設定して保存可能です。RevOpsはメールスレッドを追うことなく、フォルダ構造を監査できます。
Portantを活用する40,000以上のチームに参加しましょう
PortantはClipboardにとって革新的なツールです。HubSpotから情報を自動入力して注文書、提案書、契約書を生成することで、営業チームの毎週の業務時間を大幅に削減しています。
Portantを使えば、HubSpotから直接ドキュメントを実行できます。プラットフォームを行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。
Portantは3つの別々のツールを1つに統合しました。HubSpotを離れることなく、1つのプラットフォームでドキュメント、署名、フォローアップをすべて処理できます。
数百件の契約書が数クリックで送付でき、署名済みのものは自動的に返ってきます。未署名のものも簡単に確認できます。
RepCardでは、PortantによってHubSpot内でエンドツーエンドの自動化ワークフローを実現し、大規模な手動での契約作成を置き換えることができました。
Portantの導入後、平均クローズ収益の向上とクローズまでの期間短縮が実現しており、営業速度への具体的な効果が明らかになっています。
このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspaceとの連携が素晴らしい。ユーザーの声に耳を傾けてくれることに大きく感謝します！
経営幹部チームが追加書類を求めると、Portantは約1時間で届けてくれます。チーム全体の力を引き出してくれています。
まさにゲームチェンジャーです！Portantはこれらの作業を効率化し、本当に注意と問題解決が必要なことに集中できるようにしてくれます！
このソフトウェアは、請求書の作成と送付という煩雑なプロセスを見事に引き受けてくれます。時間の節約になるだけでなく、データ入力のミスを大幅に減らせます。
このプロダクトは、あの面倒な手動のドキュメント差し込み作業をすべて変えるゲームチェンジャーです。あなたとチームが作り上げたものが大好きです！
以前は担当者が1件の提案書に30分かけていましたが、今では2分以内に完成し、ドキュメントの仕上がりもこれまで以上に優れています。