HubSpotにインストール「HubSpotから直接ドキュメントを実行できます。プラットフォームを行き来する必要がなく、データのコピーも不要です。情報はHubSpotから直接取得されるため、常に正確です。」
-
情報の一元管理
HubSpotのフィールドがDocsへの差し込みを実現
-
コピー＆ペースト不要
追加ツールなしでCRMからドキュメントを実行
Edwin van der Maas
オペレーションリード、2manydots
40,000以上のチームに信頼されています
課題
契約書がパイプラインのボトルネックになっています
営業担当者は、商談のクロージングよりも契約書のフォーマット作業に時間を費やしています。実際に業務を遅らせている要因をご紹介します。
すべての契約書をゼロから作成している
取引金額、連絡先情報、明細項目を、すべての取引ごとにテンプレートへ手動でコピーしています。フィールドを一つ間違えるだけで、最初からやり直しになります。
取引を前に進めるために承認を追い続けている
契約書をメールやSlackで法務・財務・管理部門に回覧しています。誰かがレビューするのを待つ間、取引は止まったままです。
数分で済むはずの署名を何日も待っている
PDFをメール送信し、手動でフォローアップし、受信トレイを確認し続けています。契約書の現在の状況を把握できる情報の一元管理ができていません。
解決策
そこで、自動的にクロージングできる契約書を実現しました
担当者は数分で契約書を送付でき、署名はその日のうちに完了し、フォローアップは自動的に実行されます。
最初のドラフトから正確に
連絡先名、取引金額、明細項目、カスタムプロパティがHubSpotから直接反映されます。コピー作業不要、古いフィールドのまま放置、恥ずかしいミスもありません。
署名はその日のうちに完了
組み込みの電子署名機能により、クライアントはブラウザ上で署名できます。取引ステージは自動的に更新され、フォローアップも誰かが追わなくても自動で実行されます。
すべての契約書をHubSpotで管理
契約書はHubSpotに独自のレコードとして保存されます。作成日時、承認日時、署名日時をすべて一か所で確認できます。
機能
契約自動化の仕組み
すべての機能はHubSpot内で動作するよう設計されており、ツールを切り替えることなくチームの業務スピードが向上します。
リアルタイムの取引データ、コピー＆ペースト不要
連絡先名、取引金額、明細項目、カスタムプロパティがHubSpotから契約書テンプレートへ直接反映されます。手動入力不要、古いフィールドなし、ミスもありません。
自社のテンプレートと条項をすべての取引で活用
固定されたビルダーではなく、既存のGoogle DocsやWordテンプレートをそのまま使用できます。承認済みの文言、書式、ブランディングがすべての取引に引き継がれ、契約書は常にブランドに沿った形で送付されます。
取引を止めない社内承認フロー
クライアントに送付する前に、法務・財務・管理部門を通じて契約書をルーティングできます。取引を前に進めるために承認を追い続ける必要はもうありません。
HubSpotで契約書を使い始める方法
01
既存のテンプレートを使用する
Google Doc、Word、またはPDFの契約書テンプレートをそのままご利用いただけます。ブランド、条項、レイアウトはそのまま維持されます。
02
{{HubSpot Tags}}でパーソナライズ{{HubSpot Tags}}
取引・連絡先・企業・明細項目のプロパティにマッピングするタグを挿入します。すべてのフィールドが自動的に入力されます。
03
承認フローと電子署名を追加する
契約書を適切な承認者に回覧し、署名のために送付します。すべてHubSpot内で完結します。
04
作成・送付・進捗管理
ワンクリックで任意の取引から契約書を作成できます。すべてがHubSpotに独自のレコードとして保存されます。
お客様事例
2manydotsがどのようにドキュメント業務を自動化したかをご覧ください
契約書に関するよくある質問
Portantは、取引・連絡先・企業のプロパティを契約書テンプレートのタグにマッピングします。契約書を生成すると、すべてのフィールドが取引レコードから自動的に入力されます。承認フロー、電子署名、メール送信を追加すれば、担当者はHubSpotを離れる必要がありません。
はい。PortantはGoogle Docs、Microsoft Word、PDFテンプレートに対応しています。ライブデータを表示したい箇所に{{HubSpot Tags}}を挿入するだけで、Portantが生成のたびに自動入力します。ブランド、条項、書式はそのまま維持されます。
はい。すべての署名には、タイムスタンプ、IPアドレス、署名者の本人確認を含む完全な監査証跡が記録されます。Portantの電子署名は、法的拘束力のある電子署名に関するESIGN法およびeIDAS規則に準拠しています。
契約書ワークフローに承認ステップを追加し、ルーティングの順序を設定します。契約書はクライアントに届く前に、法務・財務・管理部門を通過します。承認者にはワンクリックで承認または却下できるメール通知が届きます。
署名済みの契約書は、取引に紐づく独自のドキュメントレコードとしてHubSpotに保存されます。Portantは取引ステージの更新、フォローアップタスクの作成、ワークフローのトリガー、双方へのコピーのメール送信をすべて自動的に実行できます。
はい。無料プランには月30件のドキュメント作成が含まれており、小規模チームのほとんどのニーズに対応しています。有料プランは$42/月からご利用いただけ、より多くのドキュメント数、電子署名、ブランディングの削除、チーム向け機能が利用可能になります。
はい。PortantのアクションはHubSpotワークフロー内で動作するため、取引がステージに到達したりプロパティが変更されたりすると、HubSpotが自動的に契約書を生成し、承認のためのルーティング、電子署名の送付、取引への保存まで、手動の操作なしで実行できます。
契約書に関するリソース
Portantを利用する40,000以上のチームに参加しましょう
PortantはClipboardにとって革新的なツールです！HubSpotの情報を自動入力して注文書、提案書、契約書を生成することで、営業チームの毎週の作業時間を大幅に削減しています。
Portantを使えば、HubSpotから直接ドキュメントを実行できます。プラットフォームを行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。
Portantは3つの別々のツールを1つに統合してくれました。ドキュメント、署名、フォローアップをHubSpotを離れることなく、1つのプラットフォームで処理できます。
数百件の契約書が数回のクリックで送付できます。署名済みのものはすぐに確認でき、未署名のものも簡単に把握できます。
RepCardでは、PortantによりHubSpot内でエンドツーエンドの自動化ワークフローを実現し、大規模な手動での契約書作成を廃止しました。
Portantの導入により、平均成約額の向上とクロージングまでの日数短縮を実現しており、営業速度への具体的な効果が確認できています。
このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspaceとの連携が素晴らしいです。ユーザーの声に耳を傾けてくださっていることに、心から感謝します。
経営陣から延長書類の依頼があった際、Portantを使えば約1時間で対応でき、チーム全体の力を引き出してくれています。
まさにゲームチェンジャーです。Portantのおかげで定型業務が効率化され、本当に注意と問題解決が必要なことに集中できるようになりました。
このソフトウェアは、煩雑な請求書の作成・送付プロセスを見事に自動化してくれます。時間の節約はもちろん、データ入力のミスも大幅に減少します。
手動でのドキュメント結合という面倒な作業を一変させるゲームチェンジャーです。あなたとチームが作り上げたものを心から称賛します。
以前は担当者が1件の提案書に30分かけていましたが、今では2分以内に完成し、しかもドキュメントのクオリティはこれまで以上に向上しています。