「HubSpot から直接書類を実行できます。プラットフォーム間を行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。情報は HubSpot から直接取得されるため、常に正確です。」
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単一ソース
HubSpot のフィールドが Docs へのマージを駆動
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コピー貼り付け不要
書類は追加ツールなしで CRM から実行
Edwin van der Maas
オペレーションリード、2manydots
40,000以上のチームに信頼されています
トリガー
HubSpot の新規ディール
生成
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
送信・署名
メール + PDF と電子署名
保存・同期
HubSpot + Drive + OneDrive
課題
ガバナンスがなければ、契約業務は営業の混乱を招きます。
契約書がメールのやり取りの中に散在すると、バージョン管理が失われ、未承認の文言が混入します。最初に崩壊するのは以下の点です。
修正履歴がツール間に散乱する
営業が PDF をメールで送り、法務が Word でコメントし、修正がSlackに積み重なります。どのファイルが最終版か誰にもわからず、矛盾するバージョンが顧客に届いてしまいます。
未承認の文言が顧客に届く
ディールのプロパティに紐づいたガードレールがなければ、担当者は古い条項をコピーしたり、以前の会社で使っていた条件を貼り付けたりします。法務が気づくのは、契約書への署名が完了した後です。
監査対応がスカベンジャーハントになる
誰がいつ承認し、どの本人が署名したかを証明するには、一つのディールレコードを参照するのではなく、五つのシステムを掘り返すことになります。
解決策
そこで、テンプレート・承認・署名を HubSpot に連携しました。
ポリシーが PDF チェックリストではなく、デフォルトのパスになります。
ディールの実情に紐づいた条項ロジック
法務がすでに HubSpot で管理しているプロパティをもとに、適切な管轄、データ処理に関する文言、または支払条件を自動的に表示します。
証跡付きの順次承認
顧客に届く前に、財務部門や法務責任者のキューを通じて契約書を回付します。すべての決定がワークフロー実行履歴に紐づいて残ります。
説明可能な監査証跡付きの署名
組み込みの電子署名がタイムスタンプ、署名者情報、配信イベントを記録するため、法務担当者が規制当局や顧客に自信を持って回答できます。
機能
リーガルオートメーションの仕組み
すべての機能は HubSpot 内で動作するよう設計されているため、チームはツールを切り替えることなく迅速に業務を進められます。
承認済み文言を確実に守る
担当者は法務が管理する正確なテンプレートから書類を生成します。想定外の条項もブランド外の編集も発生しません。承認済み文言だけが選択肢であるため、すべての書類が正確です。
ディールデータを義務事項にマッピングする
法人名、準拠法、製品 SKU、支払条件が HubSpot から自動的に適切な条項に反映されます。コピー貼り付けも手動入力ミスも発生しません。
ディールの規模や種類で承認ルートを振り分ける
エンタープライズ案件は法務・財務を経由し、SMB の更新契約はそのまま送信へ進みます。承認チェーンを一度設定すれば、すべての契約が自動的に正しいパスをたどります。
HubSpot でリーガルを始める方法
01
承認済みテンプレートをアップロードする
顧客契約や取締役会レビューで法務チームがすでに信頼している Google Docs、Word、または PDF ファイルからスタートします。
02
データタグと承認ルールを追加する
HubSpot のフィールドを契約条項にマッピングし、ディールの種類ごとに承認チェーンを設定して、送付前に誰がレビューするかを定義します。
03
反復可能な契約でパイロット運用する
NDA や注文書は、初日にオーダーメイドの M&A 業務をリスクにさらすことなく、スピードと正確性を実証できる手軽な成功事例です。
04
エスカレーションのプレイブックを定義する
外部法務が必要なシナリオを文書化し、標準案件を遅延なくクローズしながら、法務が真の例外案件に集中できるようにします。
導入事例
2manydots がどのように書類を自動化したかをご覧ください。
リーガルに関するよくある質問
ほとんどのチームは NDA、注文書、または更新に関する修正契約から始めます。構造が繰り返し使えて、HubSpot に主要な変数がすでに格納されており、法務がテンプレートを一度検証すればすべての成果物を信頼できます。
Portant は各書類を順次承認者にルーティングします。レビュー担当者は通知を受け取り、ワンクリックで承認または却下し、ワークフロー実行履歴に紐づいたコメントを残します。メールやチャットで情報が失われることはありません。
はい。すべての署名にタイムスタンプ、署名者の本人情報、IP データ、ダウンロード可能な監査証明書が記録されます。この記録は一般的な電子署名規制に準拠しており、審査にも耐えられます。
はい。Portant は例外的な草案作成向けにネイティブの Word ファイルを生成しながら、定型案件については HubSpot 内の標準契約パスを維持します。
Portant は HubSpot 内で起案、レビュー、承認、署名、保管、レポートをすべてカバーします。専用のリポジトリツールと組み合わせるチームもあれば、HubSpot のレコードと Drive のストレージで十分と感じるチームもあります。
署名に関するリソース
Portant を利用する40,000以上のチームに参加する
Portant は Clipboard にとってまさに革新的なツールです。HubSpot の情報が自動的に入力された注文書、提案書、契約書を生成することで、営業チームの毎週の業務時間を大幅に削減しました。
Portant を使えば、HubSpot から直接書類を実行できます。プラットフォーム間を行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。
Portant は私たちにとって3つの別々のツールを置き換えました。HubSpot を離れることなく、一つのプラットフォームで書類、署名、フォローアップを処理できます。
数百件の契約書が数回のクリックで送信できます。署名済みのものは戻ってきて、残りも簡単に確認できます。
RepCard では、Portant によって HubSpot 内でエンドツーエンドの自動化ワークフローが実現し、大規模な手動の契約作成を置き換えることができました。
Portant を導入してから平均成約売上が増加し、クロージングまでの日数も短縮されています。営業速度に対して明らかな効果が出ています。
このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspace との連携が素晴らしいです。ユーザーの声に耳を傾けてくれていることに、心から感謝します。
エグゼクティブチームが補足資料を求めると、Portant は約1時間で用意してくれます。チーム全体の力になっています。
まさにゲームチェンジャーです。Portant がこれらの作業を効率化してくれるおかげで、本当に集中すべき課題や問題解決に時間を使えるようになりました。
このソフトウェアは、請求書の作成と送付という煩雑なプロセスを見事に自動化してくれます。時間の節約はもちろん、データ入力のミスも大幅に減りました。
手作業によるドキュメントの差し込み作業に悩んでいるすべての方にとって、このプロダクトはゲームチェンジャーです。あなたとチームが作り上げたものが大好きです。
以前は担当者が1件の提案書に30分かけていましたが、今では2分以内に完成し、ドキュメントのクオリティも以前より高くなっています。