社内ガバナンス
承認ワークフロー
Google Sheet から Google Form のリクエストを直接承認し、Portant がリクエスト者にブランド入りの Google Doc を送信します。承認ワークフローはデータマージと出力管理をトリガーし、確認書を作成してファイリングします。
セットアップ約5分 · 100以上のチームが利用
40,000以上のチームに信頼されています
概要
Google Forms からの社内承認を自動化し、確認用 Google Doc を送付
ほとんどの社内リクエストは、誰もチェックしない Form の回答タブに埋もれたままです。リクエスト者がマネージャーにメッセージを送り、マネージャーが非表示の Sheet 列を更新し、そして誰かが返信メールを送り忘れる。週末になっても、誰が何を承認したのか証明できません。
このテンプレートは Portant の承認ワークフローを使用して、Sheet の Status 列を監視します。マネージャーが行を「承認済み」または「却下」に設定すると、データマージがリクエストの詳細を確認用 Google Doc に反映し、出力管理が該当する部門フォルダに保存します。
このテンプレートは、現在Google Formsと非表示の Sheet タブでリクエストを管理している、中小企業やミッドマーケット企業の運用マネージャー、IT リード、財務チーム、RevOps 担当者に最適です。Jira や ServiceNow を導入しなくても、数秒で完結すべき業務に対して、しっかりとした監査証跡を得ることができます。
対象ユーザー
このテンプレートはあなたに適していますか？
構造化されたデータからドキュメントを生成するチーム向けです。
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意思決定がリクエスト者に数分で届きます。マネージャーが Sheet を更新した瞬間に承認ワークフローが起動し、Portant が確認用 Google Doc をリクエスト者にメールで送信します。フォローアップの催促は不要です。
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リクエストごとに一つの監査証跡、五つではありません。データマージが各確認書に承認者、タイムスタンプ、リクエスト ID を記録し、出力管理が毎回同じフォルダに保存します。
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チームが新しいプラットフォームを覚える必要はありません。作業はすべて Google Forms、Google Sheets、Google Docs 内で完結するため、リクエスト者と承認者は日々使い慣れたツールをそのまま使えます。
セットアップ
承認ワークフローの設定方法
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ステップ 1：Google Form と Sheet を連携する
Portant を開き、Form の回答を取得する Google Sheet を連携して、「保留中」「承認済み」「却下」などの値を持つ Status 列を追加します。
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ステップ 2：確認用 Google Doc を作成する
リクエスト者名、リクエスト詳細、承認者、決定日にマージタグを使用した Google Doc を作成し、各確認書がわかりやすい文章で表示されるようにします。
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ステップ 3：承認ワークフローを設定する
Status が「承認済み」または「却下」になったときにトリガーが起動するよう設定し、結果ごとに対応するテンプレートを選択して、マネージャーのメールアドレスを承認者として追加します。
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ステップ 4：出力とメールのルールを設定する
出力管理を使用してファイル名と保存先フォルダを設定し、メールトラッキングを有効にしてリクエスト者が結果を開封したかどうか確認できるようにします。
よくある質問
Google Form を作成してリクエストを受け付け、Google Sheet に連携し、マネージャーが更新する Status 列を追加します。Portant の承認ワークフローをその列に接続すると、マネージャーが「承認済み」または「却下」を選択した瞬間に確認用 Google Doc が送信されます。
はい。Google Sheets は承認管理の基盤として非常に優れています。各行がリクエスト、各列が決定内容を保持できるためです。Portant はステータスの変更をトリガーに Doc の自動作成とメール返信を行うため、Sheet が隠れたタブではなく、信頼できる情報源となります。
はい。承認者ごとに列を追加し、両方のセルが「承認済み」になったときのみ Portant が起動するよう設定できます。同じ設定で順次承認にも対応しているため、ラインマネージャーの承認後に財務担当がサインオフする場合も、誰かがフォームを再送する必要はなく、Portant が各承認を Sheet に記録します。
支出承認、休暇申請、IT アクセスリクエスト、ポリシー例外、ベンダーオンボーディング、経費の事前承認などに対応しています。Google Form でリクエストを開始し、マネージャーが「はい」または「いいえ」を判断するものであればすべて適しており、プロセスごとにワークフローを複製することも可能です。
Portant 内の出力形式を Google Doc から PDF に切り替えると、リクエスト者は完成した添付ファイルとして受け取ることができます。出力管理では各ファイルにリクエスト ID を付けて命名することもできるため、財務担当が後から参照番号で検索しやすくなります。
はい。Portant は HubSpot にも対応しているため、同じ承認ワークフロー機能を使って、ディール、契約書、見積書を顧客に送付する前に社内での承認を経由させることができます。設定方法は Sheets 版と同様で、ソースとして HubSpot のディールプロパティを使用します。
関連テンプレート
インシデントレポートテンプレート
スタッフが Google Form にイベントを記録すると、Portant が回答から正式なインシデントレポートの Doc を生成します。データマージがすべてのフィールドを処理し、承認ワークフローがレポートを安全、法務、または保険部門に送付する前に HSE マネージャーへルーティングします。
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購買発注書
Google Sheet の承認済み行を、ベンダー情報、明細、PO 番号が入力された完成した購買発注書 Doc に変換します。Portant のデータマージと承認ワークフローが PO をルーティングするため、メールでの承認依頼を追いかける必要がなくなります。
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請求書ワークフロー
Google Sheet の各行を、明細、合計金額、顧客情報が入力されたブランド入り請求書として Google Docs に変換します。Portant のデータマージと明細機能がドキュメントを組み立て、出力管理が PDF を Drive に保存します。
テンプレートを見るPortant を利用する40,000以上のチームに参加しましょう
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