Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das die Kosten für Waren oder Dienstleistungen darlegt, die von einem Unternehmen an ein anderes verkauft werden, einschließlich Artikel, Mengen, Preise sowie eventueller Steuern oder Versandkosten. Sie wird in der Regel versendet, bevor die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden, damit sich beide Parteien vor der endgültigen Verkaufsrechnung auf die Preisgestaltung einigen können.
Jedes Unternehmen muss Rechnungen für die von ihm bereitgestellten Waren und Dienstleistungen versenden. Aus diesem Grund müssen sie eine Proforma-Rechnung verwenden, um die Kosten und andere Details der Transaktion für den Kunden darzulegen.
In diesem Beitrag wird erklärt, was eine Proforma-Rechnung ist, warum Sie sie verwenden und wann sie verwendet wird.
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Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine echte Rechnung und liest sich auch so: aufgeschlüsselte Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Preise, Steuern und Versandkosten. Allerdings wurde noch nichts versendet, und es besteht noch keine offizielle Zahlungspflicht. Sie dient dazu, dass beide Seiten die Zahlen bestätigen können, bevor der Verkäufer den Verkauf offiziell schriftlich festhält.
Die Pro-forma-Rechnung wird in der Regel vor der Lieferung der Waren und Dienstleistungen versandt. Es dient beiden Parteien, indem es die Möglichkeit einer Preisvereinbarung bietet, bevor etwas ausgetauscht oder die endgültige Verkaufsrechnung verschickt wird.
Das Dokument gibt beiden Seiten außerdem eine gemeinsame Aufzeichnung des vereinbarten Preises und der Bedingungen, bevor der Verkäufer den eigentlichen Verkauf ausstellt. Daher ist es für jeden Geschäftsinhaber wichtig zu wissen, wie man eine schreibt Verkaufsrechnung, nachdem sich beide Parteien auf die Bedingungen und Kosten der Proforma-Rechnung geeinigt haben.
Wie sieht eine Proforma-Rechnung aus? (Beispiel)
Angenommen, ein Großhändler für Haushaltswaren in Portland verschickt eine Großbestellung Keramikbecher an einen Einzelhändler in Großbritannien. Bevor die Produktion beginnt, sendet der Großhändler eine Proforma-Rechnung, damit der Einzelhändler die Bestellung bestätigen und eine Anzahlung veranlassen kann.
- Proforma-Rechnungsnummer: PI-2031
- Ausstellungsdatum: 21. Juli 2026
- Gültig bis: 20. August 2026
- Verkäufer: Northgate Home Goods, Portland, Oregon
- Käufer: Foxglove Living, Manchester, Großbritannien
- Artikel: 2.000 Keramikbecher zu je 4,50 $
- Zwischensumme: 9.000,00 $
- Geschätzte Fracht (FOB Portland): 650,00 $
- Geschätzte Gesamtkosten: 9.650,00 $
- Zahlungsbedingungen: 30 % Anzahlung bei Genehmigung, Restbetrag fällig vor Versand
Sie sieht einer normalen Rechnung fast identisch: mit aufgeschlüsselten Kosten, einer Gesamtsumme und Zahlungsbedingungen. Die Unterschiede sind die Kennzeichnung „Proforma“ und ein Gültigkeitsdatum statt eines Fälligkeitsdatums, da der Verkäufer noch nichts versendet hat und sich die endgültigen Zahlen nach Bestätigung der Bestellung noch leicht ändern können.
Statt eine Proforma-Rechnung von Grund auf zu erstellen, kopieren Sie die kostenlose Proforma-Rechnungsvorlage von Portant und tragen Sie Ihre eigenen Angaben zu Verkäufer, Käufer und Positionen ein.
Wann sollte eine Proforma-Rechnung verwendet werden?
In den folgenden Situationen sollte eine Proforma-Rechnung verwendet werden:
Vorauszahlung oder Anzahlung
Ein Verkäufer sollte eine Proforma-Rechnung verwenden, wenn er die Zahlung für eine Groß- oder „Großbestellung“ anfordert. Dieses Dokument muss sicherstellen, dass der Käufer die Kosten, die Menge und die Bedingungen des Kaufs versteht und ihnen zustimmt. Es kann auch als Vereinbarung zwischen beiden Parteien dienen und im Streitfall rechtlichen Schutz bieten.
Wenn Sie nur einen Teil des Gesamtbetrags im Voraus einfordern möchten, ist eine Rechnung mit Anzahlung die bessere Wahl.
Versand und Zollabfertigung
Bevor eine Sendung ins Ausland verschickt wird, muss der Verkäufer dem Käufer eine Proforma-Rechnung ausstellen. Dieses Dokument kann bei der Einholung notwendiger Exportgenehmigungen von örtlichen Behörden hilfreich sein und wird auch von Zollagenten verwendet, um Handelsrechnungen für Verkaufs- oder Steuerrechnungen zu klassifizieren.
Beschaffung einer Finanzierung oder eines Kredits
Viele Lieferanten verlangen bei der Gewährung von Kreditkonditionen die Ausstellung einer offiziellen Proforma-Rechnung. Dieses Dokument enthält eine detaillierte Beschreibung der gekauften Waren oder Dienstleistungen und stellt sicher, dass die Zahlung rechtzeitig eingeht.
Banken und andere Finanzinstitute akzeptieren bei der Gewährung von Krediten oder Krediten in der Regel eine offizielle Rechnung als Kaufbeleg.
Rechnungsstellung für ausländische Kunden
Beim Verkauf von Waren an Kunden im Ausland müssen Lieferanten eine detaillierte Proforma-Rechnung vorlegen, die den Anforderungen der Rechnungssoftware des Käuferlandes entspricht.
Daher spielen Proforma-Rechnungen heute im internationalen Geschäft oft eine entscheidende Rolle und tragen dazu bei, dass die Waren bezahlt und gemäß der endgültigen Rechnung geliefert werden.
Warum verwenden Unternehmen Proforma-Rechnungen?
Wenn Sie sich fragen, wofür eine Proforma-Rechnung verwendet wird, dann lesen Sie weiter, um mehr über die vielen Anwendungsfälle zu erfahren.
Pro-forma-Rechnungen sind für Unternehmen ein unverzichtbares Hilfsmittel bei der Verhandlung eines Verkaufs.
Die folgenden Gründe erklären, warum Unternehmen in ihrem Verkaufsprozess lieber Proforma-Rechnungen verwenden:
Bietet eine detaillierte Beschreibung der verkauften Waren oder Dienstleistungen
Eine offizielle Rechnung enthält die genauen Angaben zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen.
Dadurch wird sichergestellt, dass Käufer und Verkäufer sich darüber einig sind, was gekauft wird, und dass alle Parteien die gleiche Lieferung erwarten.
Dient als vorläufige Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer
Wenn sich beide Parteien auf die Verkaufsdetails einigen, stellt eine Proforma-Rechnung sicher, dass beide Parteien die Vereinbarung formalisiert und akzeptiert haben.
Dies trägt dazu bei, potenzielle Streitigkeiten, die in der Zukunft auftreten könnten, zu minimieren.
Zollabfertigung und Versanddokumentation
Eine Proforma-Rechnung kann Zollbeamten und Reedereien die notwendigen Dokumente zur Verfügung stellen, um ihre Abfertigungsverfahren abzuschließen.
Dies trägt dazu bei, dass Waren schnell und effizient durch die Waren transportiert werden Lieferkette.
Proforma-Rechnungen können den Verkaufsprozess erleichtern und eine reibungslose Transaktion gewährleisten.
Welche Informationen enthält eine Proforma-Rechnung?
Es gibt keinen Unterschied zwischen Proforma- und Handelsrechnungen; Sie enthalten in der Regel die gleichen Informationen wie eine normale Handelsrechnung, darunter:
- Name und Kontaktdaten des Verkäufers und Käufers
- Beschreibung der verkauften Waren oder Dienstleistungen
- Menge und Stückpreis von Waren oder Dienstleistungen
- Verbindlichkeiten
- Zahlungsbedingungen
- Versandkosten
- Incoterms (wie FOB, CIF usw.)
- Eventuell anfallende Steuern oder Abgaben
- Das Datum der Rechnung und die Gültigkeitsdauer des Angebots.
- Die Rechnungsnummer/Proforma-Rechnungsnummer
Wie unterscheidet sich eine Proforma-Rechnung von einer Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizieller Verkaufsbeleg, während eine Proforma-Rechnung typischerweise als vorläufiger Kaufvertrag vor der Bereitstellung der Waren oder Dienstleistungen verwendet wird.
Zu den Informationen auf einer Rechnung gehören der Name des Kunden, Artikelbeschreibungen, die Menge, der fällige Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen.
Eine Proforma-Rechnung enthält die gleichen Informationen wie eine Rechnung, ist jedoch nicht unbedingt ein Beleg für einen abgeschlossenen Verkauf. Stattdessen handelt es sich um einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot für Waren oder Dienstleistungen, die noch bereitgestellt werden müssen.
Eine Proforma-Rechnung kann dazu beitragen, dass beiden Parteien klar ist, was von der Transaktion verlangt und erwartet wird. Es kann auch dabei helfen, Fragen zu Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten oder anderen Details im Zusammenhang mit dem Verkauf zu klären.
Die Rechnungsstellung kann zeitaufwändig sein, aber die Automatisierung mit einem Tool wie Portant stellt sicher, dass Sie den sich wiederholenden Prozess der Rechnungsstellung vermeiden.
Portant's Rechnungsvorlage für Google Sheets kann die Erstellung einer Proforma-Rechnung erleichtern. Sie können in wenigen Minuten loslegen Rechnungen stapelweise versenden, damit Sie sich auf andere Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Durch die Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses mit dem Automatisierungsworkflow von Portant können Sie Zeit sparen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Details korrekt und aktuell sind.
Mithilfe dieser Vorlage können Sie schnell eine Rechnung für Ihre Kunden erstellen, die alle erforderlichen Informationen enthält, um eine sofortige Zahlung anzufordern. Diese Vorlage ist ideal für kleine bis große Unternehmen, die eine unkomplizierte Möglichkeit benötigen Rechnungen erstellen und behalten Sie den Überblick über ausstehende Zahlungen.
Sie können ganz einfach individuelle Proforma-Rechnungen erstellen und dabei sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind, um eine schnelle Zahlung zu ermöglichen.
Durch die Automatisierung dieses Prozesses mit PortantSparen Sie Zeit und stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden schnell die benötigte Dokumentation erhalten.
Der Unterschied zwischen Angebot und Rechnung folgt derselben Logik: Das Angebot schlägt den Verkauf vor, die Rechnung fordert die Zahlung ein.
Häufig gestellte Fragen
F. Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?
A. Nein. Eine Proforma-Rechnung gibt voraussichtliche Kosten und Bedingungen an, statt eine formelle Zahlungsaufforderung darzustellen, und ist daher allein kein verbindlicher Kaufvertrag. Sobald ein Käufer sie jedoch prüft und bestätigt, lassen sich der vereinbarte Preis und die Bedingungen später deutlich schwerer anfechten.
F. Kann man anhand einer Proforma-Rechnung bezahlen?
A. Ja, und Verkäufer verlangen dafür manchmal eine Anzahlung, insbesondere bei individuellen Bestellungen oder internationalen Sendungen. Die formelle Zahlungspflicht entsteht erst, wenn der Verkäufer die endgültige Rechnung ausstellt. Behandeln Sie eine Proforma-Rechnung daher als Bestätigung der Bedingungen, nicht als eigentliche Rechnung.
F. Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einem Angebot?
A. Ein Angebot ist eine frühe, oft informelle Schätzung, die Verhandlungen eröffnen soll, während eine Proforma-Rechnung erst kommt, nachdem sich beide Seiten auf Preis und Bedingungen geeinigt haben, im Format einer echten Rechnung mit aufgeschlüsselten Kosten. Senden Sie ein Angebot, wenn sich die Zahlen noch ändern könnten, und eine Proforma-Rechnung, sobald sie feststehen.
F. Braucht man eine Proforma-Rechnung für den Zoll?
A. Bei Sendungen über internationale Grenzen häufig ja. Zollbehörden und Spediteure nutzen sie, um Abgaben zu schätzen und den Warenwert zu prüfen, bevor die Waren und die endgültige Rechnung eintreffen. Deshalb versenden Exporteure sie zusammen mit den Versanddokumenten.
F. Wie erstellt man eine Proforma-Rechnung?
A. Listen Sie dieselben Angaben wie in einer regulären Rechnung auf: Angaben zu Verkäufer und Käufer, aufgeschlüsselte Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Einzelpreise, Steuern, Versandkosten und eine Gültigkeitsdauer, und kennzeichnen Sie das Dokument eindeutig als Proforma-Rechnung. Die kostenlose Proforma-Rechnungsvorlage von Portant hat dieses Layout bereits integriert, sodass Sie nur noch die Details eintragen und sie in wenigen Minuten versenden können.
Zum Mitnehmen
Proforma-Rechnungen sind wichtige Dokumente im Verkaufsprozess. Sie bestätigen, dass sich beide Parteien darüber einig sind, was gekauft wird, können für die Zollabfertigung und Versanddokumentation verwendet werden und enthalten spezifische Informationen über die verkauften Waren oder Dienstleistungen.
Die Automatisierung Ihres Proforma-Rechnungsprozesses mit der kostenlosen Proforma-Rechnungsvorlage von Portant ermöglicht Ihnen die schnelle Erstellung von Rechnungen, was Ihnen hilft, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass alle Details korrekt sind.
Mit diesem Tool können Sie ganz einfach individuelle Proforma-Rechnungen erstellen und Ihren Kunden die benötigten Unterlagen rechtzeitig liefern.
