Una factura proforma es un documento preliminar que describe los costos de los bienes o servicios que se venden de una empresa a otra, incluyendo artículos, cantidades, precios y cualquier impuesto o cargo de envío. Normalmente se envía antes de entregar los bienes o servicios, para que ambas partes puedan acordar los precios antes de emitir la factura de venta final.
Toda empresa necesita enviar facturas por los bienes y servicios que proporciona. Es por eso que necesitan utilizar una factura proforma para describir los costos y otros detalles de la transacción para la consideración del cliente.
Esta publicación explicará qué es una factura proforma, por qué se usa y cuándo se usa.
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¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma tiene el aspecto y la estructura de una factura real: bienes o servicios detallados, cantidades, precios, impuestos y gastos de envío, pero nada se ha enviado todavía y no existe una obligación de pago formal. Existe para que ambas partes puedan confirmar las cifras antes de que el vendedor formalice la venta por escrito.
La factura pro forma normalmente se envía antes de que se entreguen los bienes y servicios. Sirve a ambas partes al brindar la oportunidad de llegar a un acuerdo de precios antes de intercambiar algo o enviar la factura de venta final.
El documento también ofrece a ambas partes un registro compartido del precio y las condiciones acordadas antes de que el vendedor emita la venta real. Por lo tanto, es importante que todo propietario de una empresa sepa cómo redactar un factura de venta, después de que ambas partes hayan acordado los términos y costos de la factura proforma.
¿Cómo es una factura proforma? (Ejemplo)
Supongamos que un mayorista de artículos para el hogar en Portland envía un pedido a granel de tazas de cerámica a un minorista en el Reino Unido. Antes de iniciar la producción, el mayorista envía una factura proforma para que el minorista pueda confirmar el pedido y organizar un depósito.
- N.º de factura proforma: PI-2031
- Fecha de emisión: 21 de julio de 2026
- Válida hasta: 20 de agosto de 2026
- Vendedor: Northgate Home Goods, Portland, Oregón
- Comprador: Foxglove Living, Mánchester, Reino Unido
- Artículos: 2000 tazas de cerámica a 4,50 $ por unidad
- Subtotal: 9000,00 $
- Flete estimado (FOB Portland): 650,00 $
- Costo total estimado: 9650,00 $
- Condiciones de pago: 30 % de depósito al aprobar, saldo pendiente antes del envío
Es casi idéntica a una factura normal, con costos detallados, un total y condiciones de pago. Las diferencias son la etiqueta "proforma" y una fecha de validez en lugar de una fecha de vencimiento, ya que el vendedor todavía no ha enviado nada y las cifras finales podrían variar ligeramente una vez confirmado el pedido.
En lugar de crear una desde cero, copie la plantilla gratuita de factura proforma de Portant y sustituya los datos de vendedor, comprador y partidas por los suyos.
Cuándo utilizar una factura proforma
Las siguientes son situaciones en las que se debe utilizar una factura proforma:
Pago por adelantado o depósito
Un vendedor debe utilizar una factura proforma al solicitar el pago de un pedido grande o "al por mayor". Este documento debe garantizar que el comprador comprenda y acepte el costo, la cantidad y los términos de la compra. También puede actuar como un acuerdo entre ambas partes, brindando protección legal en caso de disputa.
Si solo necesita cobrar por adelantado una parte del total, una factura con depósito es la mejor opción.
Envío y despacho de aduanas
Antes de enviar un envío al extranjero, el vendedor debe proporcionar una factura proforma al comprador. Este documento puede ayudar a obtener los permisos de exportación necesarios de las autoridades locales y también lo utilizan los agentes de aduanas para clasificar facturas comerciales para facturas de ventas o de impuestos.
Obtención de Financiamiento o Crédito
Muchos proveedores exigen la emisión de una factura proforma oficial al otorgar condiciones de crédito. Este documento proporciona una descripción detallada de los bienes o servicios que se compran y garantiza que el pago se recibirá a su debido tiempo.
Los bancos y otras instituciones financieras suelen aceptar una factura oficial como prueba de compra al conceder préstamos o otorgar crédito.
Facturación a clientes extranjeros
Al vender productos a clientes en el extranjero, los proveedores deben proporcionar una factura proforma detallada que cumpla con los requisitos del software de facturación del país del comprador.
Por lo tanto, las facturas proforma suelen desempeñar un papel fundamental en los negocios internacionales actuales, ya que ayudan a garantizar que los bienes se paguen y entreguen de acuerdo con la factura final.
¿Por qué las empresas utilizan facturas proforma?
Si se pregunta para qué se utiliza una factura proforma, siga leyendo para conocer sus numerosos casos de uso.
Las facturas pro forma son una herramienta esencial para las empresas a la hora de negociar una venta.
Las siguientes razones explican por qué las empresas prefieren utilizar facturas proforma en su proceso de venta:
Proporciona una descripción detallada de los bienes o servicios que se venden.
Una factura oficial describe los detalles exactos de los bienes o servicios vendidos.
Esto garantiza que tanto el comprador como el vendedor estén de acuerdo con lo que se compra y que todas las partes esperen la misma entrega.
Actúa como un acuerdo preliminar entre comprador y vendedor
Cuando ambas partes acuerdan los detalles de la venta, una factura proforma garantiza que ambas partes han formalizado y aceptado el acuerdo.
Esto ayuda a minimizar cualquier posible disputa que pueda surgir en el futuro.
Despacho de Aduanas y Documentación de Envío
Una factura proforma puede proporcionar a los funcionarios de aduanas y compañías navieras los documentos necesarios para completar sus procedimientos de despacho.
Esto ayuda a garantizar que las mercancías se muevan rápida y eficientemente a través del cadena de suministro.
Las facturas proforma pueden facilitar el proceso de venta y garantizar una transacción sin problemas.
¿Qué información contiene una factura proforma?
No existe diferencia entre facturas proforma y comerciales; Por lo general, contienen la misma información que una factura comercial normal, que incluye:
- Nombre e información de contacto del vendedor y del comprador.
- Descripción de los bienes o servicios que se venden.
- Cantidad y precio unitario de bienes o servicios.
- cuentas por pagar
- Términos y condiciones de pago
- Gastos de envío
- Incoterms (como FOB, CIF, etc.)
- Cualquier impuesto o arancel aplicable
- La fecha de la factura y el período de validez de la oferta.
- El número de factura/número de factura proforma
¿En qué se diferencia una factura proforma de una factura?
Una factura es un registro oficial de venta, mientras que una factura proforma generalmente se utiliza como factura de venta preliminar antes de proporcionar los bienes o servicios.
La información de una factura incluye el nombre del cliente, descripciones de los artículos, cantidad, importe total adeudado y condiciones de pago.
Una factura proforma consta de la misma información que una factura, pero no es necesariamente un registro de una venta completa. Más bien, es una estimación o cotización de bienes o servicios que aún no se han proporcionado.
Una factura proforma puede ayudar a garantizar que ambas partes tengan claro lo que se solicita y se espera de la transacción. También puede ayudar a aclarar cualquier pregunta sobre las condiciones de pago, plazos de entrega u otros detalles relacionados con la venta.
La facturación puede llevar mucho tiempo, pero automatizarla con una herramienta como Portant le permitirá deshacerse del proceso repetitivo de emisión de facturas.
Portant Plantilla de factura de Google Sheets puede facilitar la generación de una factura proforma. Puede comenzar en minutos y enviar facturas en lotes, para que puedas centrarte en otros aspectos de tu negocio.
Automatizar su proceso de facturación con el flujo de trabajo de automatización de Portant puede ayudarlo a ahorrar tiempo y garantizar que todos los detalles necesarios sean precisos y estén actualizados.
Con esta plantilla, puede generar rápidamente una factura para sus clientes que incluya toda la información requerida para solicitar el pago con prontitud. Esta plantilla es ideal para empresas pequeñas y grandes que necesitan una forma sencilla de crear facturas y realizar un seguimiento de los pagos pendientes.
Puede crear fácilmente facturas proforma personalizadas, asegurándose de que se incluya toda la información necesaria para ayudar a facilitar el pago rápido.
Al automatizar este proceso con Portant, puede ahorrar tiempo y garantizar que sus clientes reciban la documentación que necesitan rápidamente.
La diferencia entre una cotización y una factura sigue la misma lógica: la cotización propone la venta y la factura cobra el pago.
Preguntas frecuentes
P. ¿Es legalmente vinculante una factura proforma?
R. No. Una factura proforma indica los costos y condiciones previstos, en lugar de constituir una exigencia formal de pago, por lo que no es, por sí sola, un contrato de venta vinculante. Sin embargo, una vez que el comprador la revisa y la aprueba, el precio y las condiciones acordados son mucho más difíciles de disputar después.
P. ¿Se puede pagar a partir de una factura proforma?
R. Sí, y a veces los vendedores solicitan un depósito con base en ella, sobre todo en pedidos personalizados o envíos internacionales. La obligación formal de pago solo surge cuando el vendedor emite la factura final, así que trate la factura proforma como una confirmación de condiciones, no como la factura en sí.
P. ¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
R. Un presupuesto es una estimación temprana, a menudo informal, pensada para abrir la negociación, mientras que la factura proforma llega después de que ambas partes han acordado el precio y las condiciones, con el formato de una factura real y costos detallados. Envíe un presupuesto si las cifras aún pueden cambiar, y una factura proforma una vez que ya estén cerradas.
P. ¿Se necesita una factura proforma para aduanas?
R. A menudo sí, en envíos que cruzan una frontera internacional. Las autoridades aduaneras y los transitarios la utilizan para estimar los aranceles y verificar el valor del envío antes de que lleguen las mercancías y la factura final, por lo que los exportadores la envían junto con la documentación de transporte.
P. ¿Cómo se crea una factura proforma?
R. Incluya los mismos datos que en una factura normal: información del vendedor y el comprador, bienes o servicios detallados, cantidades, precios unitarios, impuestos, envío y un período de validez, y etiquétela claramente como factura proforma. La plantilla gratuita de factura proforma de Portant ya incluye este formato, así que solo tiene que completar los datos y enviarla en minutos.
Para llevar
Las facturas proforma son documentos cruciales que se utilizan en el proceso de venta. Confirman que ambas partes están de acuerdo con lo que se compra, se pueden utilizar para el despacho de aduanas y la documentación de envío y contienen información específica sobre los bienes o servicios vendidos.
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