Um eine Rechnung zu schreiben, geben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten an, den Namen und die Rechnungsadresse des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum, Positionen mit Mengen und Stückpreisen, die Zwischensumme, Steuern und den Gesamtbetrag, Ihre Zahlungsbedingungen sowie Ihre akzeptierten Zahlungsmethoden. Laden Sie sie anschließend als PDF herunter und senden Sie sie an Ihren Kunden.
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen eingefordert wird. Eine gut geschriebene Rechnung gibt genau an, was Sie geliefert haben, welcher Betrag geschuldet wird, wann die Zahlung fällig ist und wie bezahlt werden soll, damit Ihr Kunde alles hat, um sie zu bearbeiten, und Sie ohne Nachfragen bezahlt werden.
Dieser Leitfaden zeigt, was jede Rechnung enthalten muss, wie Sie sie korrekt formatieren und wie Sie in wenigen Minuten mit einer kostenlosen Vorlage oder einem Generator eine professionelle Rechnung erstellen.
Rechnung erstellen?
Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Positionen hinzu, legen Sie Steuer und Währung fest und laden Sie ein sauberes PDF herunter. Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.
Was jede Rechnung enthalten muss
Eine vollständige, professionelle Rechnung enthält acht Pflichtelemente. Fehlt eines davon, kann sich die Zahlung verzögern oder die Rechnung zurückgeschickt werden.
- Ihr Firmenname, Logo und Ihre Kontaktdaten (Adresse, E-Mail und Telefonnummer)
- Name des Kunden und Rechnungsadresse
- Eine eindeutige Rechnungsnummer (zum Beispiel INV-001 oder 2026-06-001)
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Positionen: jedes Produkt oder jede Dienstleistung mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Zeilensumme
- Zwischensumme, anfallende Steuern und der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen (zum Beispiel „Netto 30“ oder „Fällig bei Erhalt“)
- Akzeptierte Zahlungsmethoden (Banküberweisung, Kreditkarte, PayPal usw.)
Wie sieht eine Rechnung aus
Eine Standardrechnung zeigt Ihr Logo und Ihre Firmendaten oben links. Das Wort „RECHNUNG“ erscheint deutlich sichtbar oben, gefolgt von Rechnungsnummer und Datumsangaben. Die Kundendaten stehen rechts.
Der Hauptteil ist eine Positionstabelle: Jede Zeile zeigt, was geliefert wurde, in welcher Menge, zu welchem Stückpreis und mit welcher Zeilensumme. Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag erscheinen unter der Tabelle, die Zahlungsbedingungen stehen ganz unten.
Erste Schritte mit kostenlosen Rechnungsvorlagen
Rechnungsvorlagen bieten Ihnen ein vorgefertigtes Layout mit bereits beschrifteten Pflichtfeldern. Sie tragen Ihre Daten, die Kundendaten und Ihre Positionen ein, und das Dokument übernimmt die Berechnung.
Nutzen Sie den kostenlosen Rechnungsgenerator, um direkt im Browser eine professionelle Rechnung zu erstellen und als PDF herunterzuladen, ganz ohne Anmeldung. Oder laden Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage für Google Sheets herunter, um die folgenden Schritte gleich selbst umzusetzen.
So erstellen Sie eine Rechnung
Der schnellste Weg, eine Rechnung zu erstellen, ist ein kostenloser Generator, der Layout und Berechnung für Sie übernimmt. Hier sind drei Optionen, von der schnellsten bis zur flexibelsten.
1. Den kostenlosen Rechnungsgenerator nutzen (ohne Anmeldung)
Öffnen Sie den Portant Rechnungsgenerator, geben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Adresse, die Kundendaten und Ihre Positionen (Beschreibung, Menge, Satz) ein. Legen Sie Steuersatz und Währung fest und laden Sie die Rechnung als PDF herunter. Der gesamte Vorgang dauert etwa zwei Minuten und erfordert kein Konto.
2. Eine fertige Rechnungsvorlage kopieren
Wenn Sie lieber eine eigene Datei besitzen möchten, kopieren Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage für Google Docs oder laden Sie eine Excel-Rechnungsvorlage herunter. Die Felder sind bereits beschriftet. Ersetzen Sie den Platzhaltertext durch Ihre Angaben und exportieren Sie die Rechnung als PDF, um sie an Ihren Kunden zu senden.
3. Rechnungen für Stammkunden automatisieren
Für Stammkunden oder Massenabrechnungen verbinden Sie ein Google Sheet mit Kundendaten mit einer Google Docs Rechnungsvorlage in Portant. Jede Zeile wird zu einer personalisierten Rechnung. Portant kann diese automatisch per E-Mail versenden, sodass Sie nicht mehr jedes Mal dieselben Felder manuell ausfüllen müssen.
8 Schritte zum Schreiben einer professionellen Rechnung
1. Erstellen Sie einen professionellen Rechnungskopf
Ihr Rechnungskopf etabliert Ihre Marke und zeigt dem Kunden sofort, worum es sich handelt. Platzieren Sie Ihr Logo oben links oder mittig. Schreiben Sie das Wort „RECHNUNG“ fett und groß, damit es im Posteingang des Kunden sofort auffällt. Fügen Sie darunter Ihre Rechnungsnummer und das Datum hinzu.
Verwenden Sie eine klare, gut lesbare Schriftart wie Arial, Verdana oder eine ähnliche serifenlose Schrift. Beschränken Sie sich auf ein oder zwei Farben, die zu Ihrem Branding passen. Ein einheitliches, übersichtliches Design lässt sich schneller bearbeiten und wird seltener übersehen.
2. Fügen Sie Ihre Firmen- und Kontaktdaten hinzu
Ihre Rechnung muss eindeutig erkennen lassen, wer sie ausstellt. Geben Sie an:
- Firmenlogo: oben links oder mittig
- Firmenname: in etwas größerer Schrift, direkt unter oder neben dem Logo
- Geschäftsadresse: Ihre vollständige Postanschrift
- Telefonnummer und geschäftliche E-Mail: damit der Kunde bei Fragen Kontakt aufnehmen kann
- Unternehmenswebsite: optional, verleiht aber zusätzliche Glaubwürdigkeit
Ihre Firmendaten auf der Rechnung erleichtern es dem Kunden, Kontakt aufzunehmen, und bestätigen, dass die Rechnung von einer seriösen Quelle stammt.
3. Fügen Sie die Kundendaten hinzu
Geben Sie den Firmennamen des Kunden, den Namen der Kontaktperson, die Rechnungsadresse sowie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an. Handelt es sich bei Ihrem Kunden um ein größeres Unternehmen, fügen Sie zusätzlich dessen Bestellnummer oder Kundenreferenzcode hinzu, damit die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung schnell zuordnen kann.
Korrekte Kundendaten vermeiden Verzögerungen. Eine Rechnung, die an die falsche Kontaktperson geht oder einen falsch geschriebenen Firmennamen enthält, kann wochenlang unbearbeitet liegen bleiben.
4. Listen Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen auf
Der Positionsbereich ist das Herzstück der Rechnung. Geben Sie für jeden Posten an:
- Eine klare, konkrete Beschreibung (nicht nur „erbrachte Leistungen“)
- Die Menge oder Anzahl der Stunden
- Den Stückpreis oder Stundensatz
- Die Zeilensumme (Menge multipliziert mit dem Stückpreis)
Konkrete Angaben helfen dem Kunden zu verstehen, wofür genau er bezahlt, und reduzieren Rückfragen vor der Zahlung.
5. Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen fest
Die Zahlungsbedingungen legen fest, wann Sie die Zahlung erwarten und was bei verspäteter Zahlung geschieht. Gängige Bedingungen sind:
- Netto 30: Zahlung fällig innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum
- Netto 15: Zahlung fällig innerhalb von 15 Tagen
- Fällig bei Erhalt: sofortige Zahlung erwartet
- 2/10 Netto 30: 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst Netto 30
Laut einer Studie von Freshbooks enthielten über 92 % der bezahlten Rechnungen den Begriff „Zinsen“, was zeigt, dass eine Verzugszinsklausel die Zahlungsquote deutlich verbessert. Wenn Sie Verzugsgebühren berechnen, geben Sie den Prozentsatz und den Zeitpunkt ihrer Anwendung an.
6. Geben Sie akzeptierte Zahlungsmethoden an
Teilen Sie Ihrem Kunden genau mit, wie Sie bezahlt werden möchten. Geben Sie Ihre Bankverbindung für Überweisungen an oder fügen Sie einen Zahlungslink hinzu, wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren. Je weniger Schritte zwischen Rechnungserhalt und Zahlungsabschluss liegen, desto schneller werden Sie bezahlt.
Gängige Optionen: Banküberweisung (mit Kontoinhaber, Kontonummer und IBAN/BIC), Kredit- oder Debitkarte über einen Zahlungslink, PayPal oder Stripe, oder ein auf Ihren Firmennamen ausgestellter Scheck.
7. Zeigen Sie Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag
Schlüsseln Sie unterhalb der Positionstabelle klar auf:
- Zwischensumme: die Summe aller Zeilensummen vor Steuern
- Steuer: den geltenden Satz und den Steuerbetrag (zum Beispiel 10 % MwSt. = 50,00 $)
- Rabatte: falls zutreffend, vor der Steuer angewendet
- Gesamtbetrag: der endgültige Betrag, den der Kunde schuldet
Überlassen Sie es niemals dem Kunden, den Gesamtbetrag selbst zu berechnen. Unklarheit führt zu Streitigkeiten und verzögerten Zahlungen.
8. Fügen Sie Rechnungsnummer und Datumsangaben hinzu
Rechnungsnummer
Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Kennung, die Sie jeder Rechnung zuweisen. Verwenden Sie eine einfache Abfolge (INV-001, INV-002) oder ein datumsbasiertes Format (2026-06-001). Sie hilft Ihnen und Ihrem Kunden, Zahlungen nachzuverfolgen, die Rechnung in Folge-E-Mails zu referenzieren und Konten abzugleichen.
Verwenden Sie niemals eine Rechnungsnummer doppelt. Eine doppelte Nummer sorgt für Verwirrung in Ihren Unterlagen und in der Buchhaltung Ihres Kunden.
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben. Das Fälligkeitsdatum ist der Zeitpunkt, zu dem die Zahlung erwartet wird, berechnet anhand Ihrer Zahlungsbedingungen (zum Beispiel Rechnungsdatum plus 30 Tage bei Netto 30). Beide Daten gehören oben auf die Rechnung, in der Nähe der Rechnungsnummer, damit der Kunde den Zeitrahmen auf einen Blick erkennt.
Die Angabe beider Daten gibt Ihnen außerdem eine klare Grundlage beim Nachfassen unbezahlter Rechnungen: Sie können sich auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum beziehen und genau zeigen, um wie viele Tage die Zahlung überfällig ist.
Bewährte Praktiken für die Rechnungsstellung
Ein paar Gewohnheiten machen den Unterschied zwischen Rechnungen, die pünktlich bezahlt werden, und solchen, denen wochenlang hinterhergelaufen wird:
- Vor dem Versenden Korrektur lesen: Prüfen Sie die Rechnung auf Fehler beim Kundennamen, den Beträgen, der Rechnungsnummer und den Bankdaten, bevor Sie sie versenden. Ein falscher Gesamtbetrag oder ein fehlender Zahlungshinweis kann die Zahlung um Tage verzögern.
- Automatische Zahlungserinnerungen einrichten: Diese sorgen für pünktliche Zahlungen und ersparen Ihnen das manuelle Nachfassen unbezahlter Rechnungen.
- Rabatte für frühzeitige Zahlung anbieten: Erwägen Sie einen kleinen Rabatt (zum Beispiel 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen) als Anreiz für pünktliche Zahlung. Das verbessert den Cashflow und reduziert den Aufwand beim Einzug.
- Vorlagen nutzen, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren: Eine Rechnungsvorlage spart Zeit und stellt sicher, dass die Rechnung stets alle erforderlichen Informationen in einem einheitlichen Format enthält.
Automatisieren Sie Ihren Rechnungsprozess mit Portant
Die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung mit Portant ist ein praktischer Weg, die Abrechnung für Stammkunden zu optimieren. Portant ist ein Tool zur Dokumentenautomatisierung, mit dem Sie Rechnungen an einem Ort erstellen, versenden und nachverfolgen können.
Mit Portant erstellen Sie schnell professionell aussehende Rechnungen und legen wiederkehrende Rechnungen für Stammkunden an, ohne dieselben Informationen erneut einzugeben. Erstellen Sie zum Einstieg ein Konto und hinterlegen Sie Ihre Unternehmensdaten: Firmenname, Kontaktdaten sowie Logos oder Markenelemente, die auf Ihren Rechnungen erscheinen sollen.
Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, nutzen Sie den Rechnungsgenerator, um Ihre erste Rechnung zu erstellen. Geben Sie die Daten Ihres Kunden sowie die gelieferten Waren oder Dienstleistungen ein, und Portant erstellt für Sie eine professionelle Rechnung. Hier ein kurzes Video, das zeigt, wie es funktioniert:
Portant funktioniert mit Google Sheets und Docs. Speichern Sie Ihre Kundendaten in Google Sheets, gestalten Sie die Rechnung in Google Docs, und Portant füllt jede Zeile in eine personalisierte Rechnung ein und versendet sie automatisch per E-Mail. Das bedeutet keine manuelle Dateneingabe für Stammkunden und kein manuelles Nachjagen unbezahlter Rechnungen.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte auf einer Rechnung stehen?
Jede Rechnung braucht: Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten, Name und Adresse des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, eine Positionsliste der Leistungen oder Produkte mit Mengen und Preisen, den fälligen Gesamtbetrag und Ihre bevorzugte Zahlungsmethode. Die vollständige Aufschlüsselung finden Sie in den 8 Schritten oben.
Wie schreibe ich eine einfache Rechnung?
Nutzen Sie einen kostenlosen Rechnungsgenerator oder eine Vorlage, damit Layout und Berechnung für Sie erledigt werden. Fügen Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten, den Namen des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum, eine Positionsbeschreibung der erbrachten Leistung, den Gesamtbetrag und Ihre Zahlungsbedingungen hinzu, laden Sie die Rechnung dann als PDF herunter und senden Sie sie an Ihren Kunden.
Wie schreibt man eine Rechnung für Dienstleistungen?
Listen Sie jede erbrachte Leistung mit einer kurzen Beschreibung, der Anzahl der Stunden oder Einheiten, Ihrem Satz und der Zeilensumme auf. Geben Sie Ihre Firmendaten, die Kundendaten, eine Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und Ihre gewünschte Zahlungsweise an. Falls Steuern anfallen, weisen Sie sie als separate Zeile unterhalb der Zwischensumme aus. Mehr zu Stundensätzen und Zahlungsbedingungen für Selbstständige finden Sie in unserem Leitfaden zur Rechnungsstellung für Freiberufler.
Was ist das richtige Format für eine Rechnung?
Das Standardlayout platziert Ihr Logo und Ihre Firmendaten oben links, die Kundendaten oben rechts und eine Positionstabelle im Hauptteil mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Summe. Unter der Tabelle zeigen Sie die Zwischensumme, anfallende Steuern und den Gesamtbetrag. Zahlungsbedingungen und Ihre Zahlungsdaten stehen ganz unten.
Kann eine Rechnung handschriftlich verfasst werden?
Ja, solange sie alle Pflichtfelder enthält und lesbar ist. Eine digitale Rechnung ist jedoch vorzuziehen: Sie wirkt professioneller, lässt sich für Ihren Kunden leichter bearbeiten und liefert Ihnen eine durchsuchbare Aufzeichnung.
Was ist eine Rechnungsnummer?
Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Kennung, die Sie jeder Rechnung zuweisen. Sie hilft Ihnen und Ihrem Kunden, Zahlungen nachzuverfolgen und die Rechnung in der Korrespondenz zu referenzieren. Die meisten kleinen Unternehmen verwenden eine einfache Abfolge (INV-001, INV-002) oder ein datumsbasiertes Format (2026-06-001).
Was sind übliche Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung?
Die gängigsten Zahlungsbedingungen sind Netto 30 (Zahlung fällig innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum), Netto 15 (fällig innerhalb von 15 Tagen) und „Fällig bei Erhalt“ (sofortige Zahlung erwartet). Manche Unternehmen nutzen 2/10 Netto 30, was bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen 2 % Skonto gewährt. Wählen Sie Bedingungen, die zu Ihrem Cashflow-Bedarf und dem Zahlungszyklus Ihres Kunden passen.
Wie vergebe ich Rechnungsnummern?
Verwenden Sie eine fortlaufende Nummer beginnend bei INV-001 oder ein datumsbasiertes Format wie 2026-06-001 (die erste im Juni 2026 ausgestellte Rechnung). Verwenden Sie niemals eine Nummer doppelt. Wenn Sie eine Rechnung stornieren, behalten Sie die Nummer in Ihren Unterlagen als storniert bei und fahren Sie mit der nächsten Nummer in der Abfolge fort.
