Para redactar una factura, incluye el nombre y los datos de contacto de tu empresa, el nombre y la dirección de facturación de tu cliente, un número de factura único, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago, las partidas con sus cantidades y precios unitarios, el subtotal, los impuestos y el monto total a pagar, tus condiciones de pago y tus métodos de pago aceptados. Después, descárgala en PDF y envíasela a tu cliente.
Una factura es un documento que solicita el pago de bienes o servicios. Una factura bien redactada especifica lo que entregaste, el importe adeudado, la fecha de vencimiento y la forma de pago, para que tu cliente tenga todo lo necesario para procesarla y tú cobres sin tener que hacer seguimiento.
Esta guía explica qué debe incluir toda factura, cómo darle el formato correcto y cómo crear una factura profesional en minutos con una plantilla o un generador gratuitos.
¿Necesitas crear una factura?
Añade tu logo y las partidas, configura impuestos y moneda, y descarga un PDF impecable. Gratis, sin registro y sin marca de agua.
Qué debe incluir toda factura
Una factura completa y profesional tiene ocho elementos obligatorios. Si falta alguno, el pago puede retrasarse o la factura puede ser devuelta.
- El nombre de tu empresa, tu logo y tus datos de contacto (dirección, correo electrónico y número de teléfono)
- El nombre del cliente y su dirección de facturación
- Un número de factura único (por ejemplo, INV-001 o 2026-06-001)
- La fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago
- Partidas: cada producto o servicio con una descripción, cantidad, precio unitario y total de línea
- El subtotal, los impuestos correspondientes y el monto total
- Condiciones de pago (por ejemplo, "Net 30" o "pago al recibir")
- Métodos de pago aceptados (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, PayPal, etc.)
Cómo se ve una factura
Una factura estándar tiene tu logo y los datos de tu empresa en la parte superior izquierda. La palabra "FACTURA" aparece de forma destacada en la parte superior, seguida del número de factura y las fechas. Los datos del cliente se ubican a la derecha.
El cuerpo es una tabla de partidas: cada fila muestra qué se entregó, la cantidad, el precio unitario y el total de la línea. El subtotal, los impuestos y el monto total aparecen debajo de la tabla, y las condiciones de pago van en la parte inferior.
Comience con plantillas de facturas gratuitas
Las plantillas de factura te ofrecen un diseño prediseñado con todos los campos obligatorios ya etiquetados. Tú completas tus datos, los del cliente y tus partidas, y el documento se encarga de los cálculos.
Usa el generador de facturas gratuito para crear una factura profesional directamente en tu navegador y descargarla en PDF, sin necesidad de registro. O descarga una plantilla de factura gratuita de Google Sheets para seguir los pasos que se explican a continuación.
Cómo hacer una factura
La forma más rápida de hacer una factura es usar un generador gratuito que se encargue del diseño y los cálculos por ti. Aquí tienes tres opciones, de la más rápida a la más flexible.
1. Usa el generador de facturas gratuito (sin registro)
Abre el generador de facturas de Portant, introduce el nombre y la dirección de tu empresa, los datos de tu cliente y tus partidas (descripción, cantidad, tarifa). Configura tu tasa de impuesto y tu moneda, y descárgala en PDF. Todo el proceso lleva unos dos minutos y no requiere crear una cuenta.
2. Copia una plantilla de factura ya hecha
Si prefieres tener el archivo en propiedad, copia una plantilla gratuita de factura de Google Docs o descarga una plantilla de factura de Excel. Los campos ya están etiquetados. Reemplaza el texto de ejemplo con tus datos y expórtala en PDF para enviarla a tu cliente.
3. Automatiza las facturas para clientes recurrentes
Para clientes habituales o facturación en volumen, conecta una hoja de Google Sheets con los datos de tus clientes a una plantilla de factura de Google Docs en Portant. Cada fila se convierte en una factura personalizada. Portant puede enviarlas por correo automáticamente, así dejas de completar manualmente los mismos campos en cada ciclo de facturación.
8 pasos para redactar una factura profesional
1. Crea un encabezado profesional
Tu encabezado define tu marca y le indica al cliente exactamente qué está viendo. Coloca tu logo en la parte superior izquierda o centrada. Escribe la palabra "FACTURA" en letra grande y en negrita para que resalte de inmediato entre los demás documentos de la bandeja de entrada del cliente. Debajo, añade tu número de factura y la fecha.
Usa una fuente limpia y legible, como Arial, Verdana o una sans-serif similar. Limítate a uno o dos colores que coincidan con tu marca. Un diseño coherente y ordenado hace que tu factura se procese más rápido y reduce la posibilidad de que pase desapercibida.
2. Añade los datos de tu empresa y de contacto
Tu factura debe identificar claramente quién la emite. Incluye:
- Logo de la empresa: en la parte superior izquierda o centrada
- Nombre de la empresa: en una fuente un poco más grande, justo debajo o al lado del logo
- Dirección de la empresa: tu dirección postal completa
- Número de contacto y correo electrónico profesional: para que el cliente pueda comunicarse contigo si tiene dudas
- Sitio web de la empresa: opcional, pero aporta credibilidad
Incluir los datos de tu empresa en la factura facilita que el cliente se ponga en contacto contigo y confirma que la factura proviene de una fuente legítima.
3. Añade la información de tu cliente
Incluye el nombre de la empresa de tu cliente, el nombre de la persona de contacto, su dirección de facturación y su correo electrónico o número de teléfono. Si tu cliente es una empresa más grande, añade también su número de orden de compra o su código de referencia para que su equipo de cuentas por pagar pueda cotejar la factura con sus registros rápidamente.
Tener los datos del cliente correctos reduce los retrasos. Una factura enviada al contacto equivocado o con el nombre de la empresa mal escrito puede quedar sin procesar durante semanas.
4. Detalla tus bienes o servicios
La sección de partidas es el corazón de la factura. Para cada elemento:
- Escribe una descripción clara y específica (no solo "servicios prestados")
- Indica la cantidad o las horas
- Indica el precio unitario o la tarifa por hora
- Calcula el total de la línea (cantidad multiplicada por el precio unitario)
Ser específico ayuda al cliente a entender exactamente qué está pagando y reduce el número de consultas antes del pago.
5. Define tus condiciones de pago
Las condiciones de pago indican cuándo esperas cobrar y qué ocurre si la factura se paga con retraso. Las condiciones más comunes son:
- Net 30: el pago vence a los 30 días de la fecha de la factura
- Net 15: el pago vence a los 15 días
- Pago al recibir: se espera el pago de inmediato
- 2/10 Net 30: 2% de descuento si se paga dentro de los 10 días, de lo contrario Net 30
Según una investigación de Freshbooks, más del 92% de las facturas pagadas incluían el término "intereses" en la factura, lo que indica que una cláusula de penalización por pago atrasado mejora significativamente las tasas de cobro. Si cobras recargos por retraso, indica el porcentaje y cuándo se aplica.
6. Especifica los métodos de pago aceptados
Indica a tu cliente exactamente cómo quieres que te pague. Incluye los datos de tu cuenta bancaria para transferencias, o añade un enlace de pago si aceptas pagos en línea. Cuantos menos pasos haya entre recibir la factura y completar el pago, más rápido cobrarás.
Opciones habituales: transferencia bancaria (incluye el nombre de la cuenta, el número de cuenta y el código bancario o de sucursal), tarjeta de crédito o débito mediante un enlace de pago, PayPal o Stripe, o un cheque a nombre de tu empresa.
7. Muestra el subtotal, los impuestos y el total
Debajo de la tabla de partidas, desglosa claramente:
- Subtotal: la suma de todos los totales de línea antes de impuestos
- Impuesto: la tasa aplicable y el importe del impuesto (por ejemplo, 10% de IVA = $50.00)
- Descuentos: si corresponde, aplicados antes de impuestos
- Monto total: el importe final que debe el cliente
Nunca dejes que el cliente calcule el total por su cuenta. La ambigüedad genera disputas y retrasa los pagos.
8. Añade el número de factura y las fechas
Número de factura
Un número de factura es un identificador único que asignas a cada factura. Usa una secuencia simple (INV-001, INV-002) o un formato basado en la fecha (2026-06-001). Ayuda tanto a ti como a tu cliente a llevar el seguimiento de los pagos, hacer referencia a la factura en correos de seguimiento y conciliar cuentas.
Nunca reutilices un número de factura. Un número duplicado genera confusión en tus registros y en el sistema contable de tu cliente.
Fecha de factura y fecha de vencimiento
La fecha de la factura es cuando la emitiste. La fecha de vencimiento es cuando se espera el pago, calculada a partir de tus condiciones de pago (por ejemplo, la fecha de la factura más 30 días para Net 30). Ambas fechas deben ir en la parte superior de la factura, cerca del número de factura, para que el cliente pueda ver el plazo de un vistazo.
Incluir ambas fechas también te da un registro claro al hacer seguimiento de facturas impagas: puedes hacer referencia a la fecha de emisión original y mostrar exactamente cuántos días de retraso lleva el pago.
Mejores prácticas para facturar
Unos pocos hábitos marcan la diferencia entre las facturas que se pagan a tiempo y las que hay que reclamar durante semanas:
- Revisa antes de enviar: comprueba que no haya errores en el nombre del cliente, los importes, el número de factura y los datos bancarios antes de enviarla. Un total incorrecto o una referencia de pago faltante puede retrasar el cobro varios días.
- Configura recordatorios de pago automáticos: ayudan a que las facturas se paguen a tiempo y te evitan tener que hacer seguimiento de facturas impagas de forma manual.
- Ofrece descuentos por pago anticipado: considera un pequeño descuento (por ejemplo, un 2% si se paga dentro de los 10 días) como incentivo para que tus clientes paguen puntualmente. Esto puede mejorar tu flujo de caja y reducir el esfuerzo de cobro.
- Usa plantillas para agilizar tu flujo de trabajo: una plantilla de factura ahorra tiempo y garantiza que la factura siempre incluya toda la información necesaria en un formato coherente.
Automatiza tu proceso de facturación con Portant
Automatizar tu facturación con Portant es una forma práctica de agilizar la facturación de clientes recurrentes. Portant es una herramienta de automatización de documentos que te permite crear, enviar y hacer seguimiento de tus facturas en un solo lugar.
Con Portant, puedes generar facturas de aspecto profesional rápidamente y crear facturas recurrentes para clientes habituales sin volver a introducir la misma información. Para empezar, crea una cuenta y añade la información de tu empresa: el nombre de tu empresa, tus datos de contacto y cualquier logo o elemento de marca que quieras incluir en tus facturas.
Una vez configurada tu cuenta, usa el generador de facturas para crear tu primera factura. Introduce los datos de tu cliente y los bienes o servicios prestados, y Portant genera una factura profesional por ti. Aquí tienes un vídeo breve que muestra cómo funciona:
Portant funciona con Google Sheets y Docs. Guarda los datos de tus clientes en Google Sheets, da formato a la factura en Google Docs, y Portant completa cada fila en una factura personalizada y la envía por correo automáticamente. Esto significa que no tendrás que introducir datos manualmente para clientes recurrentes ni perseguir facturas impagas a mano.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una factura?
Toda factura necesita: el nombre y los datos de contacto de tu empresa, el nombre y la dirección del cliente, un número de factura único, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago, una lista de partidas de servicios o productos con cantidades y precios, el monto total a pagar y tu método de pago preferido. Consulta los 8 pasos anteriores para ver el desglose completo.
¿Cómo escribo una factura sencilla?
Usa un generador de facturas gratuito o una plantilla para que el diseño y los cálculos se hagan por ti. Añade el nombre de tu empresa y tus datos de contacto, el nombre del cliente, un número de factura único, la fecha, una descripción por partidas de lo que entregaste, el total a pagar y tus condiciones de pago, luego descárgala como PDF y envíasela a tu cliente.
¿Cómo se redacta una factura por servicios?
Enumera cada servicio que prestaste con una breve descripción, el número de horas o unidades, tu tarifa y el total de la línea. Incluye los datos de tu empresa, los datos del cliente, un número de factura, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento y la forma en que quieres que te paguen. Si aplica algún impuesto, añádelo como una línea aparte debajo del subtotal. Consulta nuestra guía de facturación para autónomos para más información sobre tarifas y condiciones de pago para trabajadores independientes.
¿Cuál es el formato correcto de una factura?
El diseño estándar coloca tu logo y los datos de tu empresa en la parte superior izquierda, los datos del cliente en la parte superior derecha y una tabla de partidas en el cuerpo que muestra descripción, cantidad, precio unitario y total. Debajo de la tabla se muestra el subtotal, los impuestos y el monto total. Las condiciones de pago y tus datos de pago van en la parte inferior.
¿Se puede escribir una factura a mano?
Sí, siempre que incluya todos los campos obligatorios y sea legible. Una factura digital es preferible: resulta más profesional, es más fácil de procesar para tu cliente y crea un registro que puedes consultar después.
¿Qué es un número de factura?
Un número de factura es un identificador único que asignas a cada factura. Te ayuda tanto a ti como a tu cliente a llevar el seguimiento de los pagos y a hacer referencia a la factura en la correspondencia. La mayoría de las pequeñas empresas usan una secuencia simple (INV-001, INV-002) o un formato basado en la fecha (2026-06-001).
¿Cuáles son las condiciones de pago estándar en una factura?
Las condiciones de pago más comunes son Net 30 (el pago vence a los 30 días de la fecha de la factura), Net 15 (vence a los 15 días) y "pago al recibir" (se espera el pago de inmediato). Algunas empresas usan 2/10 Net 30, que ofrece un 2% de descuento si se paga dentro de los 10 días. Elige las condiciones que se ajusten a tus necesidades de flujo de caja y al ciclo de pago de tu cliente.
¿Cómo se asignan los números de factura?
Usa un número secuencial a partir de INV-001, o un formato basado en la fecha, como 2026-06-001 (la primera factura emitida en junio de 2026). Nunca reutilices un número. Si anulas una factura, conserva el número en tus registros marcado como anulado y pasa al siguiente número de la secuencia.
