Die meisten Aussagen darüber, wie Unternehmen ihren Papierkram erledigen, stammen aus Umfragen. Dieser Report stammt aus Produktionsdaten: 1.036.471 Dokumente, die zwischen September 2025 und Juli 2026 über Portant-Automatisierungen erzeugt wurden, plus Nutzungsdaten der kostenlosen Dokument-Tools von Portant. Jede Zahl in diesem Report ist gemessen, nicht erfragt, und jede darf mit einem Link auf diese Seite zitiert werden.
Die wichtigsten Ergebnisse
Die fünf Zahlen vorab:
- 1.036.471 Dokumente wurden in den 11 Monaten von September 2025 bis Juli 2026 über Portant-Automatisierungen erzeugt.
- Das monatliche Volumen wuchs in zehn Monaten um das 6,9-Fache, von 22.563 Dokumenten im September 2025 auf den Spitzenwert von 155.548 im Juni 2026.
- Dienstag ist Dokumententag. Unternehmen erzeugen dienstags mehr Dokumente als an jedem anderen Tag, und das Samstagsvolumen liegt 61% unter dem Dienstag.
- Die Dokumentenarbeit erreicht ihren Höhepunkt um 14:00 UTC, also zwischen 9 und 10 Uhr morgens an der US-Ostküste, und ihren Tiefpunkt um 05:00 UTC.
- Frankreich, nicht die USA, ist das führende Land bei den kostenlosen Tools von Portant, und die meisten der Top-10-Länder sind nicht englischsprachig.
Eine Million Dokumente und 6,9-faches Wachstum in zehn Monaten
Portant-Workflows verwandeln CRM- und Tabellendaten in fertige Dokumente: Rechnungen, Angebote, Verträge, Proposals und Zertifikate, automatisch erzeugt aus Daten in HubSpot, Google Workspace und Microsoft. Zählt man jedes von diesen Automatisierungen erzeugte Dokument, erhält man ein direktes Maß dafür, wie viel Papierkram Unternehmen an Software abgeben.
Die Monatswerte:
| Monat | Erzeugte Dokumente |
|---|---|
| September 2025 | 22.563 |
| Oktober 2025 | 66.429 |
| November 2025 | 66.018 |
| Dezember 2025 | 57.080 |
| Januar 2026 | 75.658 |
| Februar 2026 | 103.052 |
| März 2026 | 132.384 |
| April 2026 | 121.598 |
| Mai 2026 | 115.274 |
| Juni 2026 | 155.548 |
| Juli 2026 | 120.867 |
Zwei Muster fallen auf. Der Dezember ist der ruhigste Monat des Jahres, was die meisten Finanzteams vermuten würden, aber kaum jemand belegen kann. Und das Wachstum ist kein Launch-Effekt: Das Volumen steigt seit zehn Monaten mit nur einem nennenswerten Einbruch, was darauf hindeutet, dass Unternehmen ihren wiederkehrenden Papierkram stetig von Handarbeit auf Automatisierung umstellen.
Papierkram hat einen Zeitplan: Dienstag, 9 Uhr
Aggregiert man sechs Monate an Zeitstempeln der Automatisierungen, zeigt sich, dass Dokumentenarbeit stark rhythmisch ist. Nach Wochentag:
| Tag | Dokumente (6 Monate) |
|---|---|
| Montag | 122.790 |
| Dienstag | 140.706 |
| Mittwoch | 136.537 |
| Donnerstag | 125.525 |
| Freitag | 110.114 |
| Samstag | 54.841 |
| Sonntag | 58.813 |
Der Dienstag ist die Spitze, der Freitag liegt bereits 10% unter dem Montag, und am Wochenende läuft deutlich weniger als die Hälfte des Wochenmittenvolumens. Sonntags gehen etwas mehr Dokumente raus als samstags, was zum Bild von Inhabern passt, die vor Wochenbeginn ihre Verwaltung aufholen.
Nach Stunden erreicht die Aktivität ihren Höhepunkt um 14:00 UTC, zwischen 9 und 10 Uhr an der US-Ostküste, mit 41.011 Dokumenten in dieser Stunde über sechs Monate, mehr als das Doppelte des Tiefpunkts um 05:00 UTC mit 18.714. Die Dokumentenarbeit folgt dem Geschäftsmorgen: Sie zieht ab 12:00 UTC an, bleibt über den US-Arbeitstag hoch und hört nie ganz auf, weil die Kundenbasis über Zeitzonen verteilt ist.
Kostenlose Business-Tools sind kein amerikanisches Phänomen
Portant betreibt außerdem kostenlose Browser-Tools zum Erstellen von Rechnungen, Angeboten, Quittungen und Unterschriften, lokalisiert auf Spanisch, Deutsch, Französisch und Japanisch. Deren Nutzungsdaten enthalten das überraschendste Ergebnis des Reports: Nicht die USA sind das führende Land. Sondern Frankreich.
| Rang | Land | Gemessene Tool-Nutzung |
|---|---|---|
| 1 | Frankreich | 760 Ereignisse |
| 2 | USA | 515 |
| 3 | Deutschland | 221 |
| 4 | Indien | 174 |
| 5 | Japan | 140 |
| 6 | Mexiko | 136 |
| 7 | Kanada | 98 |
| 8 | Spanien | 95 |
| 9 | Großbritannien | 93 |
| 10 | Kolumbien | 81 |
Sieben der zehn führenden Länder sind nicht primär englischsprachig, und die spanischsprachige Welt taucht mit Mexiko und Kolumbien zweimal auf. Die Lehre für alle, die kostenlose Business-Tools bauen oder darüber schreiben: Die Nachfrage ist global, und sie in der Sprache der Nutzer zu bedienen ist das, was sie erschließt. Die kostenlosen Tools von Portant gibt es in fünf Sprachen, und die nicht-englischen Versionen werden zusammen stärker genutzt als die englischen.
Diese Stichprobe umfasst Juni bis August 2026, den Zeitraum seit dem Start der Messung pro Tool. Das Ranking ist also als frühes Signal zu lesen, nicht als gesicherte Tatsache. Es passt allerdings dazu, wo die Tools in den Suchergebnissen der einzelnen Länder stehen.
Angefangen ist nicht fertig: Was die Abschlussdaten zeigen
Zwei Verhaltensmuster zeigen sich in der Nutzung kostenloser Dokument-Tools:
- Etwa die Hälfte der Nutzer der Unterschriften-Tools bringt es zu Ende. In den englischen, französischen und deutschen Generatoren für handschriftliche Unterschriften laden 49 bis 54% derjenigen, die eine Unterschrift beginnen, am Ende auch eine herunter. Eine gezeichnete Unterschrift braucht ein paar Versuche, und ungefähr die Hälfte der Nutzer entscheidet, dass ihre Cursor-Handschrift es nicht wert ist.
- Rechnungs- und Quittungsnutzer laden mehr Dokumente herunter, als sie Sitzungen beginnen. Der Quittungsgenerator verzeichnete 552 Downloads bei 445 gestarteten Sitzungen, der Rechnungsgenerator 92 bei 82. Niemand erstellt nur eine Quittung; man setzt sich hin und produziert einen ganzen Stapel.
Dieses Stapel-Verhalten erklärt etwas Grundsätzliches am geschäftlichen Papierkram: Er ist kein stetiges Tröpfeln, sondern eine periodische Pflicht, die in Schüben erledigt wird. Genau deshalb ist der wöchentliche Dienstagsgipfel in den Automatisierungsdaten so ausgeprägt.
Methodik und Zitierweise
Die Zählungen der Dokumentenerzeugung sind serverseitig erfasste Automatisierungsläufe in der Produktionsanalytik von Portant zwischen dem 1. September 2025 und dem 31. Juli 2026, ausgewiesen nur für vollständige Kalendermonate. Die Auswertungen nach Wochentag und Stunde nutzen die sechs Monate bis August 2026, in UTC. Die Nutzung der kostenlosen Tools stammt aus clientseitiger Analytik auf den Tool-Seiten, aktiv seit Juli 2026; diese Zahlen unterschätzen die Realität leicht, weil Adblocker clientseitige Analytik unterdrücken, eine Lücke von rund 4%, die wir durch den Vergleich server- und clientseitiger Zählungen bei einem der Tools messen können. Alle Zahlen sind aggregiert und anonymisiert; nichts in diesem Report identifiziert einen Kunden oder ein Dokument.
Jede Zahl aus diesem Report darf mit Quellenangabe und einem Link auf diese Seite zitiert werden. Für einen individuellen Datenauszug, eine auf Ihren Artikel zugeschnittene Grafik oder ein Statement des Portant-Teams kontaktieren Sie uns; in der Regel liefern wir innerhalb eines Tages.
Häufige Fragen
Wie viele Dokumente automatisiert Portant pro Monat?
In den jüngsten vollständigen Monaten wurden zwischen 115.000 und 156.000 Dokumente pro Monat über Portant-Automatisierungen erzeugt, mit dem Rekord von 155.548 im Juni 2026.
Wann versenden Unternehmen die meisten Dokumente?
Der Dienstag ist der stärkste Tag und das Wochenende das ruhigste, der Samstag liegt 61% unter dem Dienstag. Innerhalb des Tages erreicht die Aktivität um 14:00 UTC ihren Höhepunkt, am Vormittag der US-Ostküste.
Woher stammen diese Daten, und darf ich sie verwenden?
Es ist Portants eigene Produktionsanalytik, aggregiert ausgewiesen: serverseitige Automatisierungszählungen für die Dokumentensummen und clientseitige Analytik der Tool-Seiten für die Zahlen der kostenlosen Tools. Ja, Sie dürfen sie verwenden: Zitieren Sie jede Zahl mit Quellenangabe und einem Link auf diesen Report.
