Nous effectuons une facturation chaque mois. Avant Portant, c'était entièrement manuel. Une autre personne de l'équipe rassemblerait les données, s'asseyait avec le comptable et créait toutes les factures ensemble. Lorsque ce collègue est parti, la tâche m’a incombé. Je n'aime pas trop travailler, alors j'ai commencé à chercher de l'automatisation.
Le défi était que nous avions des factures mensuelles récurrentes, mais que les montants et la composition des produits et services changeaient. Un mois, un client peut ajouter des services ou acheter un produit. Chaque mois est différent. J'avais besoin de quelque chose qui puisse gérer ça.
Nous gérons tout sur Google
Notre produit est sur Google. Nous utilisons Workspace. Le fait que Portant s'intègre directement à Google Sheets était un argument de vente important.
Mon collègue fait la collecte des données et les met dans la feuille. Je vérifie et exécute le flux de travail. J'ai créé une feuille de calcul Google, configuré les colonnes, créé un modèle, connecté les données au modèle et configuré l'envoi d'e-mails avec le PDF. Lorsque j'exécute l'automatisation, les versions PDF et Word sont enregistrées dans notre Google Drive. Pour chaque mois, je crée un nouveau dossier et j'y stocke tout.
Le comptable télécharge depuis Drive et crée la facture officielle pour le gouvernement et le client. Nous envoyons toujours l'e-mail avec le PDF pour informer les clients qu'une facture a été créée et quel en est le montant. Autrement, les données sont transmises au gouvernement et au comptable, et les opérations ne les verraient pas.
Plusieurs lignes dans le même document
La fonctionnalité qui le faisait fonctionner consistait à coupler plusieurs lignes dans le même document. Lorsque je cherchais en ligne, je cherchais un outil que je pourrais utiliser pour la facturation récurrente où les données varient chaque mois. Quand j'ai trouvé Portant, j'ai arrêté de chercher. J'ai fait la démo, effectué la configuration et c'était exactement ce dont nous avions besoin.
La configuration était simple. J'avais quelques questions sur la configuration du domaine d'envoi d'e-mails, et il y a eu une ou deux fois où les données ont été mal envoyées jusqu'à ce que nous comprenions que nous devions mettre à jour directement à partir de la feuille de calcul Google. Mais jusqu’ici tout va bien.
La stabilité que nous n'avions pas auparavant
L'amélioration majeure a été la stabilité de la création des factures. Auparavant, cela dépendait du moment où deux ou trois personnes avaient le temps de collecter des données et de créer des factures. Nous avons maintenant un flux de travail. Mon collègue a les données d'ici la fin du mois. Je lance la création et l'envoi des factures le premier ou le deuxième jour ouvrable. C'est bien réglé.
Nous avons également des règlements. Pour les services mensuels, nous devons envoyer la facture dans les cinq jours suivant le début du mois. C'est couvert maintenant.
La création de la feuille de calcul nous a obligés à collecter les données en un seul endroit. Nous pouvons l'utiliser pour l'analyse des revenus des clients et la répartition des revenus entre les services et les produits. Les mêmes données dont nous avons besoin pour la facturation sont désormais utiles pour le reporting.
Quelle est la prochaine étape
J'explore l'automatisation des contrats et les offres automatisées. Lorsqu'un client s'inscrit ou demande un devis, j'aimerais automatiser le devis en fonction de paramètres tels que le nombre de véhicules. Nous n'avons pas HubSpot pour le moment, mais il est sur la liste.
Si vous êtes sur Google et que vous en avez assez de la facturation manuelle, commencez gratuitement sur portant.co.
