Fichiers organisés
Chaque document enregistré, nommé et synchronisé avec HubSpot automatiquement
Vous définissez les règles de nommage. Chaque fichier finalisé est envoyé vers Drive ou OneDrive et enregistré dans HubSpot en tant que fiche individuelle, afin que votre équipe ouvre toujours la bonne version.
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Approuvé par plus de 40 000 équipes
Pourquoi les équipes automatisent la gestion de leurs documents dans HubSpot
Vous cherchez une application simple de gestion des documents pour HubSpot ? Portant fait cela, et bien plus encore.
Chaque fichier arrive dans le bon dossier
Des règles définissent les dossiers de destination et les conventions de nommage, afin que les documents arrivent dans des emplacements partagés et prévisibles. Plus besoin de fouiller dans des drives personnels en fin de trimestre.
Fini la boucle télécharger-renommer-importer
Portant écrit directement dans le dossier avec le modèle de nom que vous définissez. Une seule étape remplace trois actions manuelles après chaque génération de document.
Un journal unique de tout ce qui a été généré
Les documents sont répertoriés dans Portant avec leurs chemins de fichiers et horodatages. Retrouvez n'importe quelle version précédente en quelques secondes, sans fouiller l'historique des workflows.
« Portant a permis à notre équipe commerciale d'économiser d'innombrables heures chaque semaine en automatisant les documents. »
Comment fonctionne l'automatisation de la gestion des documents
Chaque fonctionnalité est conçue pour fonctionner directement dans HubSpot, afin que votre équipe aille plus vite sans changer d'outil.
Enregistrez les fichiers dans le bon dossier, à chaque fois
Dirigez les documents finalisés vers des dossiers Google Drive ou OneDrive correspondant à votre structure de deals ou de clients. Fini le téléchargement, le renommage et l'importation après chaque génération.
Mettez fin au chaos du contrôle des versions
Appliquez des modèles de nommage avec les données du deal, les dates et le type de document, afin de toujours savoir quelle version est la plus récente. Ne perdez plus de vue le dernier document en date.
Un seul modèle, plusieurs formats de sortie
Produisez un PDF ainsi qu'un Google Doc ou un fichier Word modifiable à partir d'une seule génération, afin que chaque partie prenante reçoive le format dont elle a besoin.
Suivez le statut de chaque document en un coup d'oeil
Recherchez, filtrez et localisez n'importe quel document passé dans Portant en quelques secondes. Les responsables suivent le statut de chaque document sans avoir à courir après les mises à jour.
Documents enregistrés en tant que fiches HubSpot
Chaque document est automatiquement enregistré dans HubSpot en tant que fiche individuelle, afin que vous puissiez suivre, reporter et relancer sans rien manquer.
Comment démarrer avec la gestion des documents dans HubSpot
01
Choisissez vos formats de sortie
Sélectionnez PDF, Google Doc, Word ou d'autres formats pour chaque workflow.
02
Définissez vos dossiers de destination
Pointez Portant vers des dossiers Drive ou OneDrive et choisissez où chaque document doit arriver.
03
Définissez les modèles de nommage
Construisez des noms de fichiers à partir des propriétés HubSpot afin que chaque fichier soit identifiable en un coup d'oeil.
04
Générez et vérifiez
Lancez un deal de test et vérifiez que chaque fichier apparaît dans le bon dossier avec le nom correct.
Questions fréquentes sur la gestion des documents
Explorer davantage
Suivi des e-mails
Une visibilité totale sur chaque document que vous envoyez
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Portant AI
Rédigez et personnalisez le contenu de vos documents sans partir d'une page blanche
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Fusion de données
Insérez des données HubSpot en temps réel dans n'importe quel document, automatiquement
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Rejoignez plus de 40 000 équipes qui utilisent Portant
Portant a été une véritable révolution pour Clipboard ! Il a permis à notre équipe commerciale d'économiser d'innombrables heures chaque semaine en générant des bons de commande, des propositions et des contrats avec les informations de HubSpot remplies automatiquement.
Avec Portant, je génère des documents directement depuis HubSpot. Sans passer d'une plateforme à l'autre. Sans copier de données.
Portant a remplacé trois outils distincts pour nous. Une seule plateforme gère les documents, les signatures et les relances sans quitter HubSpot.
Des centaines de contrats sont envoyés en quelques clics. Les contrats signés reviennent automatiquement, et les autres sont faciles à repérer.
Chez RepCard, Portant nous a offert un workflow entièrement automatisé dans HubSpot, nous avons remplacé la création manuelle de contrats à grande échelle.
Nous constatons un chiffre d'affaires moyen à la clôture plus élevé avec Portant et des délais de closing plus courts, ce qui se traduit par un impact concret sur la vélocité des ventes.
J'adore ce produit. Je l'utilise depuis plus d'un an et l'intégration avec Google Workspace est excellente. Bravo pour votre écoute des utilisateurs !
Lorsque l'équipe dirigeante demande un document complémentaire, Portant le leur fournit en environ une heure, ce qui a donné plus d'autonomie à toute mon équipe.
Un vrai changement de jeu ! Portant simplifie ces tâches et me permet de me concentrer sur ce qui requiert vraiment mon attention et ma capacité à résoudre des problèmes !
Ce logiciel prend en charge de manière remarquable le processus fastidieux de création et d'envoi de factures. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire considérablement les erreurs de saisie.
Ce produit est une véritable révolution pour tous ceux qui souffrent des fusions de documents manuelles fastidieuses. Bravo à vous et à votre équipe pour ce que vous avez créé !
Nos commerciaux passaient 30 minutes par proposition. Maintenant, c'est moins de deux minutes et les documents sont plus beaux que jamais.