Réduire de moitié notre temps de production de documents et tout suivre avec Portant

Je m'appelle Megan Marohn et en tant que vice-présidente de Boomerang Capital, l'une de mes tâches consiste à trouver des solutions aux défis auxquels mon équipe est confrontée. Boomerang Capital est une société de financement immobilier ; nous accordons des prêts aux particuliers qui réparent et retournent des maisons partout aux États-Unis. Comme on peut s'y attendre, la documentation est au cœur de ce que nous faisons : documents de prêt, documents financiers, rapports, nous avons tout.

Lorsque nous avons abandonné notre ancien système hypothécaire, nous avons dû trouver une solution capable de gérer la création de tous ces documents, et nous souhaitions qu'elle soit entièrement intégrable à notre outil CRM, HubSpot. Notre système précédent effectuait quelques documents de base en interne. Mais la personnalisation était presque impossible, nous avions un accès limité aux outils d'édition et aux outils d'édition obsolètes, et l'intégration avec HubSpot était au mieux lourde et limitée de manière frustrante. Besoin d'un nouveau modèle ou de nouveaux documents de prêt d'État ? Soumettez un ticket au support technique. La réponse était toujours que nous vous répondrons un autre jour. J'ai donc cherché un publipostage sous stéroïdes, entièrement personnalisable, pouvant être étendu facilement, et cela a en fait parlé à HubSpot. C'était un défi de taille, et ma pauvre équipe de traitement des prêts était en difficulté pendant l'intérim.

Le problème

Dans notre ancien système, nous étions coincés. Accès limité à l’édition de la bibliothèque de documents dont nous disposions. Chaque nouveau modèle ou nouveau document d'état signifiait un ticket et une attente. Les retards étaient réels. Nous n'avions aucune flexibilité. Lorsque nous avons abandonné l'ancien système, nos gestionnaires de prêts ont été obligés d'effectuer manuellement les mises à jour et les modifications de chaque ensemble de documents de prêt, ce qui a nécessité des heures d'administration supplémentaire - totalement inacceptable.

Et ce qui est de la plus haute importance pour l'équipe de direction : nous avions besoin de quelque chose qui puisse gérer l'intégration complète de HubSpot. Environ 80 % de notre HubSpot est personnalisé : des objets uniques, des propriétés uniques, des milliers d'entre eux. Nous développions HubSpot pour gérer tous les détails, informations, relations et services de nos prêts. Tous les documents créés à l'appui de nos prêts devaient extraire leurs détails de HubSpot, le référentiel de toutes les données.

La solution

Lorsque nous avons trouvé Portant. Cela semblait presque trop beau pour être vrai. Nous pourrions utiliser les modèles que nous avions déjà dans Microsoft Office. Téléchargez-les, connectez-les à HubSpot et nous avons terminé. C'était aussi simple que cela. Cartographie de champ qui pourrait gérer TOUS nos objets et propriétés uniques. Et ajouter de nouvelles propriétés était aussi simple que de cliquer-cliquer-cliquer. Sans parler de la facilité d’ajout de nouveaux documents, de tous types ! Les gestionnaires de prêts ont été ravis des résultats dans plusieurs formats : Word, Google Docs ou .pdf. Et honnêtement, le meilleur, c'est qu'il remet les documents créés directement dans l'enregistrement d'objet pour vous. Nous avons besoin d'un nouvel ensemble de documents de prêt pour un nouveau prêt - Portant crée les documents - puis les ajoute à la carte d'objet de prêt !!

L’autre grand gain : l’email. Portant enregistre le moment où ces e-mails sont envoyés, directement dans HubSpot. Nous avons donc un seul endroit pour toutes nos communications avec les emprunteurs. Nous le contrôlons. Pas un autre système.

Pourquoi ça marche

L'un de mes grands projets pour 2026 consiste à déplacer environ 800 notifications - à envoyer mensuellement à nos clients - que nous envoyons actuellement depuis un autre système, vers HubSpot avec Portant. L'objectif est de générer et d'envoyer ces notifications depuis Hubspot, via Portant, en enregistrant tout sur chaque fiche client HubSpot. Un seul endroit.

Sans outil d'automatisation de documents ? Je ne sais pas ce que nous ferions. Notre métier, ce sont les documents. Un dossier de prêt peut contenir plus de 100 pages. Quelque chose sur chacun est unique. Faire cela à la main prenait des heures. Désormais, lorsque l'équipe de direction dit que nous devons envoyer des notifications d'extension et demande un document répertoriant les informations sur cette extension, je peux le leur parvenir en une heure environ. Je peux aussi le transmettre à d'autres personnes. Portant a responsabilisé toute mon équipe.

Boomerang Capital exerce ses activités principalement dans 7 États, mais nous sommes en pleine expansion. Nous accordons un peu plus d’un demi-milliard de prêts par an ; 800 plus des prêts individuels. Lorsque le service juridique me remet un ensemble de nouveaux documents de prêt pour un nouvel État dans lequel nous prêtons, je peux les rendre opérationnels, grâce à Portant, en quelques heures et nos processeurs de prêts peuvent envoyer de nouveaux documents de prêt à un client ce jour-là !

Si vous êtes dans HubSpot et que vous en avez assez des documents manuels et de la lutte avec des objets personnalisés, essayez Portant gratuitement via HubSpot Marketplace.