Comment 2manydots a commencé à automatiser les documents directement depuis HubSpot

Nous gérons tout sur Google et HubSpot. Gmail, Drive, Docs, Sheets. Tout y vit. Et HubSpot est notre source de vérité pour les contacts, les employés et les actifs. Lorsque nous devions produire des documents, nous le faisions manuellement dans Google Docs. Clonez un document, modifiez les détails, enregistrez-le quelque part. Cela fonctionnait, mais ce n'était pas fiable.

Pendant des années, j'ai copié des documents avec une mauvaise adresse parce que quelqu'un avait déménagé. Je ne l'ai remarqué que bien plus tard. Nous clonions d'anciennes évaluations de performances et l'ancienne adresse était toujours là. Lorsque vous copiez et collez manuellement, des erreurs s'infiltrent et vous ne les détectez pas toujours.

PandaDoc n'a pas été conçu pour fonctionner avec nos outils

J'ai essayé PandaDoc. Cela n'a pas fonctionné pour nous.

Nous sommes fortement investis dans la suite Google. Tout se trouve sur Drive ou dans Google Docs. Mais PandaDoc avait son propre éditeur. Cela a changé les choses dans le balisage. Le document que j'ai créé dans PandaDoc n'était pas le même que celui que je sortirais. Ce n'était pas aussi facile à travailler et c'était plus cher.

Ce que je voulais vraiment, c'était quelque chose qui fonctionnait dans Google Docs mais qui puisse extraire des données de HubSpot. Nous utilisons HubSpot pour tout. Tous nos employés y sont en tant que contacts avec des informations d'adresse. Nous avons un objet personnalisé pour les actifs, de sorte que chaque ordinateur portable et appareil est suivi. Les données étaient déjà là. J'avais juste besoin d'un moyen de l'utiliser sans copier-coller.

Il fonctionne dans Google Docs et s'exécute depuis HubSpot

C'est ce que Portant nous a offert. C'est juste un document Google. Il remplace les termes dont nous avons besoin et le balisage reste le même. Cela m'a permis de travailler beaucoup plus facilement que les outils dotés de leur propre éditeur.

L'intégration avec HubSpot était l'autre élément important. Je peux exécuter des documents directement depuis HubSpot. Cliquez sur la personne, exécutez le document Portant et elle obtient quelque chose qu'elle peut signer. Pas de saut entre les plates-formes. Aucune copie de données. Les informations proviennent directement de HubSpot, elles sont donc toujours exactes.

La raison pour laquelle je recherchais cela en premier lieu était que nous envoyons des devis à l'aide du système de devis intégré de HubSpot pour la plupart des transactions. Mais pour les nouveaux clients, nous aimons envoyer quelque chose qui ressemble à un document approprié. Un joli PDF qu’ils peuvent consulter. C'est là que Portant a commencé pour nous. J'ai créé un flux de travail qui remplace le nom, l'entreprise et les numéros de chambre de commerce dans le document. C'est toujours exact.

Accords sur les actifs, évaluations de performances, contrats de travail

Nous travaillons à la certification ISO 27001 et 9001, ce qui nécessite beaucoup de documentation interne. Portant gère cela maintenant.

Je l'utilise pour les accords d'actifs. Si quelqu'un obtient un ordinateur portable, je clique sur la personne dans HubSpot, sélectionne les appareils dans notre objet personnalisé et il reçoit un document à signer. Je l'utilise pour les évaluations de performances. Je l'utilise pour les contrats de travail, les contrats d'indépendant, les avenants. Même format à chaque fois.

Avant, je clonais un document et modifiais les détails. Cela n'a pas pris longtemps, mais ce n'était pas fiable. Désormais, le risque d'erreur est bien moindre car nous utilisons la même source dans HubSpot. Nous le mettons à jour là-bas, j'exécute le document à partir de là et il est enregistré dans le bon dossier dans Drive.

Une source de vérité, plus de mauvaises adresses

Lorsque quelqu’un est intégré, cela fait vraiment gagner du temps. Je ne cherche pas le bon modèle et je ne me demande pas si l'adresse est à jour. Les données sont dans HubSpot. Portant le tire. Le document sort.

Le nombre d'erreurs est moindre. Le format est cohérent. En termes de conformité, de contrats et de diffusion de documents dans un format fiable, cela a été une grande victoire.

Je suis satisfait de l'outil. J'aime le fait que cela fonctionne facilement. S'il y a de l'inspiration ou des choses que je peux faire avec Portant, inspirez-moi.

Si vous êtes dans HubSpot et Google et que vous en avez assez de passer d'une plateforme à l'autre et de copier des données à la main, démarrez gratuitement via HubSpot Marketplace.