Nous sommes une petite entreprise. Ma femme et moi sommes les propriétaires. Nous avons quatre employés opérationnels et un agent du service client. C'est ça. L'entreprise a 18 ans. Je suis le directeur général, la personnalité publique. Mais c'est elle la patronne. Elle dirige l'administration. Depuis des années, j’essaie de lui décharger le plus de travail possible.

Nous payons deux fois par mois, le 15 et le 30. Cela signifie calculer les heures supplémentaires, les déductions, les congés et distribuer les fiches de paie à chaque employé. Au début, tout était manuel. Ma femme feuilletait un cahier dans lequel les heures supplémentaires et les déductions étaient enregistrées à la main. Elle saisissait quelques chiffres dans une feuille Excel pour effectuer les calculs. Ensuite, elle prenait ces informations et les écrivait dans un modèle Word. Imprimez deux exemplaires. Demandez à l'employé de signer la copie papier. Classez l'autre. Une fiche de paie peut prendre 15 minutes si l’on prend en compte les calculs, la rédaction et le classement.

Nous n'avons que quatre ou cinq employés. Mais faites le calcul. Deux fois par mois, tous les mois, pendant des années.

Document Studio a envoyé des devis vierges et ne nous a jamais prévenus

J'ai toujours été enclin à utiliser la technologie. Au fil des années, j’ai essayé différents outils pour automatiser ce que je pouvais. J'ai utilisé Document Studio pour les devis. La plupart des devis que nous avons envoyés aux clients étaient vides parce que le flux de travail ne fonctionnait pas ou ne fonctionnait pas. Nous n'avons reçu aucun avertissement. J'ai découvert plus tard qu'un client n'avait jamais reçu de devis approprié. Il a fallu faire les choses deux ou trois fois. C'était très mouvementé.

Il y avait toujours du bousculade au dernier moment. Fiches de paie non envoyées. Citations vides. Je n'arrêtais pas de me dire : à ce stade, il doit y avoir une solution à cela.

J'ai trouvé Portant et ça vient juste de commencer à fonctionner

Honnêtement, je ne me souviens pas comment j'ai trouvé Portant. Mais tout de suite, quelque chose m’a semblé différent. Je dis toujours que mon nez est plus une qualité qu'un défaut. J'avais le sentiment que ça pourrait être ça.

Au début, nous avions les mêmes problèmes. Le flux de travail n'a pas commencé au moment où ma femme allait faire les fiches de paie. James de Portant était très serviable et patient. Je sais que je peux être ennuyeux de poser des questions. Mais il s’y est tenu. Et puis, tout d’un coup, tout a commencé à fonctionner sans problème.

Maintenant, ce n'est plus un souci pour moi. Je désactive le flux de travail lorsque nous ne sommes pas en période de paie. Nous ne le diffusons que les jours de paie. Ma femme s'occupe des données de paiement et le reste est fait. C'est ce que je veux.

Google Sheets calcule le salaire, Portant génère la fiche de paie

Au fil du temps, j’ai construit ce que nous appelons notre journal de bord des opérations. Les employés utilisent un formulaire Google pour enregistrer chaque mouvement au cours de la journée, y compris lors de leur arrivée et de leur départ. Cela alimente une feuille Google où le salaire est calculé. Le 15 de chaque mois, les chiffres sont déjà là. Tout ce que ma femme a à faire est de les vérifier, de transférer certaines données sur une autre feuille, et Portant les prend et génère les fiches de paie.

J'ai découvert que l'utilisation de Google Slides m'offrait un meilleur produit final en termes d'apparence de la fiche de paie. Je peux structurer le document comme je le souhaite. La fiche de paie est enregistrée au format PDF et envoyée au salarié. C'est fait.

La plupart de ce que je fais, j’apprends en faisant. Je n'ai pas suivi de cours. Je me suis juste assis et j'ai compris. La configuration était intuitive. J'ai établi la connexion, transféré les champs de données et cela a fonctionné. L'utilisation de Slides m'a également permis d'effectuer un travail de conception. J'aime ce genre de chose.

Fiable signifie que je n'ai pas à y penser

La différence maintenant, c'est que je ne m'en soucie plus. Avant, il y avait toujours quelque chose. Une fiche de paie non envoyée. Une citation restée vierge. Quelque chose fait deux fois parce que la première fois n'a pas fonctionné. Maintenant, je sais que le flux de travail s'exécute. Le jour de paie, je l'allume, ma femme saisit les données et c'est traité.

J'envisage également de réintroduire les citations dans Portant. Nous utilisons HubSpot, pas encore à son plein potentiel, mais il est là. J'aimerais utiliser Portant comme pont pour envoyer des devis. C'est beaucoup plus fiable que ce que nous avions auparavant.

Si vous êtes une petite équipe et que les fiches de paie ou les documents vous prennent du temps, commencez gratuitement sur portant.co.