Nous sommes une école publique à Grapevine-Colleyville ISD. Basé au Texas. Une grande partie de ce que nous faisons est numérique. Nous avons environ 1 600 étudiants. Nous utilisons Portant pour beaucoup de choses différentes. Il s’agit en réalité d’une communication massive avec les parents.
En début d'année, nous créons les plannings et envoyons les plannings des étudiants. Toutes leurs informations de connexion et tout ce dont ils ont besoin pour commencer leurs études. Nous l'utilisons pour les rapports d'avancement. Nous extrayons les données de Canvas. Il n'existe pas de excellent moyen d'envoyer quelque chose directement depuis Canvas, nous extrayons donc ces données dans une feuille de calcul et utilisons Portant pour créer un joli rapport de progression pour les parents et les familles. Nous l'utilisons pour les e-mails de masse, les informations de connexion aux outils que nous utilisons. Chaque fois que nous envoyons des informations individualisées à l'étudiant, nous utilisons généralement Portant. Certains de nos professeurs l'utilisent également pour des invitations à des tutoriels.
Nous ne survivrions pas sans cet outil.
Le copier-coller pour 1 200 étudiants n'était pas réalisable
Il y a longtemps, nous avions Outlook qui fusionnait des données. C'était beaucoup de copier-coller à la main. Ce n’est pas réalisable une fois que vous avez atteint la taille où nous sommes. Nous serions également mis en prison par courrier électronique. Vous ne pouviez pas envoyer autant d’e-mails en une journée.
Le travail qui prenait auparavant deux semaines et demie, consistant à copier-coller des données dans des e-mails pour plus de 1 200 enfants, prend désormais quelques jours. À l’époque, nous ne pouvions effectuer qu’une seule notification massive par an pour les tests requis. Maintenant, nous le faisons deux fois parce que nous en avons la capacité. Il est désormais possible de communiquer beaucoup plus, car nous ne le faisons pas manuellement. Je peux dire au système quoi faire et ensuite passer à autre chose. Au lieu de faire physiquement deux semaines et demie, je clique simplement sur des boutons.
La fonctionnalité sans laquelle nous ne pouvons pas vivre
Sur le module complémentaire de fusion de données, la fonctionnalité de regroupement de données. Il est toujours en version bêta. Je ne pourrais pas survivre sans ça. C'est ma fonctionnalité préférée. C'est ainsi que nous rendons tout cela possible.
Cette fonctionnalité nous permet d'envoyer les rapports d'avancement. Comment pouvons-nous envoyer des horaires. À peu près tout ce que nous faisons. Si vous vous débarrassiez de cette fonctionnalité, je me demanderais pourquoi utilisons-nous Portant ? C'est essentiellement là toute sa beauté. La première chose sur laquelle nous comptons avec votre produit est cette fonctionnalité.
La plupart du temps, lorsque nous téléchargeons des données sur une feuille de calcul, un élève dispose de plusieurs lignes. Nous devons regrouper ces données. Sans beaucoup de magie et d'ajustements dans les feuilles de calcul, cela n'était tout simplement pas réalisable. Cela a permis de gagner beaucoup de temps. Il n’existe pas beaucoup d’outils permettant de regrouper des données de cette manière.
Nous aimons également les liens vers les documents dans une feuille de calcul. Cela rend les choses vraiment faciles. Mais le groupe est le seul.
Comment nous le gérons maintenant
Pour nos contrôles de progression, nous extrayons les données sources d'une feuille de calcul. Nous activons le regroupement des données afin que tout soit combiné en un seul document par élève. Nous créons un PDF et l'envoyons. Nous envoyons parfois des groupes pour ne pas atteindre les délais d'attente. Cela va plus vite comme ça.
Chaque fois que je suis prêt à faire un nouvel instantané, je fais une copie du document. Je change ce que je dois changer. Je mets à jour les données sources et c'est parti. C'est assez rapide.
Une communication claire avec nos familles est vraiment l’avantage que nous en retirons.
Si vous êtes une école ou une équipe qui envoie beaucoup de communications individualisées et que vous en avez assez des copier-coller et des limites de courrier électronique, commencez gratuitement sur portant.co.
