Wie ich den Umsatz verdoppelte, indem ich 6 Apps durch 2 ersetzte (und warum Vertriebsteams dasselbe tun sollten)

Wenn Sie mit Dutzenden von Vertriebsteams zusammenarbeiten, von kleinen Startups bis hin zu schnell wachsenden KMUs, entwickeln Sie ein tiefes Verständnis dafür, was den Umsatz tatsächlich vorantreibt. Nicht die glänzenden Werkzeuge. Nicht die lautesten Trends. Aber durchdachte Systeme, saubere Daten und vereinfachte Arbeitsabläufe ermöglichen es den Vertriebsmitarbeitern, mehr zu verkaufen und weniger Zeit zu verschwenden.

Das vergangene Quartal war für mein Team und mich ein großes. Wir haben unsere neue Website gestartet, unsere Marke gestärkt, unsere Beratungsbasis erweitert und uns auf das konzentriert, was wir am besten können: den Aufbau von Vertriebssystemen HubSpot, Schließenund leistungsstarke Automatisierungen, die den manuellen Aufwand ersetzen.

Hier erfahren Sie, wie ich über Vertriebsabläufe denke, was auf dem Markt funktioniert, wo Teams die meiste Zeit verschwenden und wie ich Unternehmen dabei helfe, vorhersehbare Umsätze zu erzielen, ohne viel Aufhebens zu machen.

Konzentration auf die Tools, die den Umsatz tatsächlich steigern

In dieser Phase konzentriere ich mich voll und ganz auf die Plattformen, die Teams konsequent bei der Skalierung unterstützen:

1. HubSpot + Close als eng operationalisierter CRM-Kern

Mein Team verwaltet jeweils 10-15 HubSpot-Portale, und als HubSpot-Partner haben wir unsere Spezialisierung noch weiter geschärft. HubSpot funktioniert wunderbar, wenn die Einrichtung bewusst ist, klare Lebenszyklusphasen, korrekte Zuordnung, automatisierte Übergaben und saubere Berichte vorhanden sind.

Close ist eine leistungsstarke Ergänzung für Teams, die Geschwindigkeit, „Call-First“-Workflows und einfachere Prozesse wünschen.

Das größte Missverständnis, das ich sehe, ist, dass Teams glauben, das Tool würde ihre Probleme lösen. Das wird nicht der Fall sein. Ein gutes RevOps-Setup behebt ihre Probleme, und das CRM verstärkt es.

2. Automatisierung, die tatsächlich Arbeit reduziert, und nicht mehr schafft

Viele Teams sagen, sie wollen Automatisierung, aber was sie wirklich wollen, ist etwas viel Einfacheres:

• Kürzere Verkaufszyklen
• Konsequentere Nachverfolgung
• Weniger Fehler
• Weniger Verwaltungsaufwand
• Mehr Zeit für die Vertriebsmitarbeiter, tatsächlich zu verkaufen

Das Problem besteht darin, dass die meisten Automatisierungen auf zu viele Tools verteilt sind oder so aufgebaut sind, dass sie auf dem Papier gut klingen, aber nicht die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeiter widerspiegeln. Das führt dazu, dass Unternehmen am Ende fünf oder sechs voneinander getrennte Apps haben, jede einzelne davon ist theoretisch „hilfreich“, sorgt aber in der Praxis für zusätzliche Reibung.

Was ich für Kunden baue, ist das Gegenteil:
Saubere Arbeitsabläufe, weniger Systeme und Automatisierungen, die leise und zuverlässig im Hintergrund laufen.
Das bedeutet Verkaufsprozesse, Angebotsabläufe, Aufgabenauslöser und Datenhygienesysteme, die Aufwand beseitigen, anstatt ihn zu erzeugen.

Hier wird Portant auch leistungsstark. Wenn ein Kunde bereits HubSpot nutzt, können wir mit Portant die betrieblichen Vorgänge automatisieren, die normalerweise die Kalender der Vertriebsmitarbeiter verstopfen: Papierkram erstellen, Datensätze abrufen, Daten synchronisieren, Angebote standardisieren und Schritte eliminieren, die früher manuelles Kopieren und Einfügen oder separate Tools erforderten. Für den richtigen Anwendungsfall konsolidiert es ganze Teile eines Workflows zu etwas, das wiederholbar und schnell ist.

Mein Ziel ist immer das gleiche: Weniger Tools, reibungslosere Prozesse und ein System, das den Verkauf unterstützt, anstatt ihn abzulenken.
Wenn wir einen Build fertigstellen, arbeiten die meisten Teams sauber mit zwei oder drei statt sechs Tools, und die Automatisierungen funktionieren tatsächlich, weil sie auf der Realität basieren, wie Vertriebsmitarbeiter jeden Tag verkaufen.

Lohnt sich eine kalte E-Mail noch?

Ja, aber nur, wenn Sie wissen, was Sie tun.

Ich habe irgendwo dazwischen geschlossen 40.000-60.000 US-Dollar allein durch kalte E-Mails, und durch eine kleine Anzahl tatsächlicher Meetings. Das ist es, was die meisten Menschen nicht verstehen: Wenn es richtig gemacht wird, führt Cold Outbound nicht zu dutzenden Gesprächen von schlechter Qualität. Es bringt Ihnen ein paar absolut perfektGespräche.

Meine Trefferquote bei Kalt-E-Mails war oft:

• ~5 Meetings generiert
• ~4 von ihnen schlossen Geschäfte ab

Der Kanal funktioniert immer noch, aber es ist schwieriger denn je, weil:

• Google/Microsoft-Einschränkungen
• Anforderungen zum Aufwärmen der Domain
• Multi-Domain-Setups
• Kopfschmerzen bei der Arbeitsplatzüberprüfung
• Die Kosten für die Wartung ganzer Versandinfrastrukturen

Deshalb verlasse ich mich darauf Sofort, und warum ich mir nicht länger die Mühe mache, HubSpot dazu zu bringen, Outbound wirklich kalt laufen zu lassen. Es ist einfach nicht dafür gebaut.

Community-basierter Verkauf: Mein Wachstumskanal mit dem höchsten ROI

Kalte E-Mail funktioniert. Aber Gemeinschaft funktioniert besser.

Ich bin ungefähr aktiv 10 Slack-Communitys, und die Menge an Empfehlungen und herzlichen Vorstellungen aus diesen Netzwerken ist einer der größten Beiträge zu unserer Pipeline.

Als ich zum Community-basierten Verkauf überging, sanken meine Anschaffungskosten drastisch. Diese Communities, insbesondere RevGenius, wo ich Moderator bin, sind voller Vertriebs- und RevOps-Experten, die stark auf Empfehlungen von Kollegen angewiesen sind.

Wenn Sie keine Präsenz in den Gemeinden aufbauen, lassen Sie Geld auf dem Tisch.

Warum ich keine Zeit mit Kanälen verschwende, die sich nicht lohnen

1. ‍LinkedIn. Ich werde dort etwas posten, und es generiert einige Inbound-Daten, aber ich bin nicht daran interessiert, stundenlang manuell auf der Plattform nach potenziellen Kunden zu suchen. Aufgrund der Einschränkungen bei der Automatisierung lässt sich der Workflow nur selten skalieren.‍
2. Messen. Ich habe einen Kunden über Messen gewonnen. Eins. Sie sind teuer, anstrengend und selten positiv auf den ROI, es sei denn, Sie verkaufen ein Unternehmen.‍
3. Reddit. Es funktioniert, aber nur, wenn man sich authentisch engagiert, und das braucht Zeit. Ich habe einen Kunden daraus gewonnen, aber es ist alles andere als ein vorhersehbarer Kanal. Wenn Sie ein Lean-Beratungsunternehmen betreiben, müssen Sie in Kanäle investieren, die zusammenhalten und nicht belasten.

Was kleine Unternehmen und Startups wirklich von RevOps erwarten

Die meisten meiner Kunden sind äußerst preissensibel, das bedeutet, dass ich ihnen gegenüber sehr ehrlich sein muss, welche Werkzeuge notwendig sind und welche nicht.

Sie kümmern sich nicht um den Schnickschnack des Unternehmens. Sie kümmern sich um:

• Ein CRM, das nicht überwältigend ist
• Verkaufssequenzen, die die Vertriebsmitarbeiter tatsächlich verwenden
• Bessere Pipeline-Sichtbarkeit
• Weniger Papierkram
• Weniger Apps
• Automatisierungen, die manuelle Aufgaben beseitigen
• Dokumentation, die jemand außer dem Gründer verstehen kann

Wenn ein Team ein System übernimmt, das passt Durch die Verbesserung ihres Arbeitsablaufs verbessert sich ihre Produktivität sofort.

Meine aktuellen Gedanken zu KI in Vertriebstools

Heiße Aufnahme:
Die meiste KI in CRMs ist im Jahr 2025 immer noch größtenteils Rauschen.

Die KI-Funktionen HubSpot-Pushes sind zwar ehrgeizig, führen aber oft dazu, dass die Benutzeroberfläche unübersichtlich wird und Schritte hinzugefügt werden, anstatt sie zu entfernen. Ich sehe viele Unternehmen, die KI in ihre Produkte integrieren, nur damit sie sagen können, dass sie darüber verfügen.

Gibt es Potenzial? Absolut.
Erbringt es derzeit das erforderliche Niveau, um Vertriebsprozesse zu transformieren? Noch nicht.

Die Gewinner werden die Tools sein, die KI nutzen, um lästige Arbeit zu eliminieren und nicht vom eigentlichen Verkaufen abzulenken.

Die größten Chancen für Vertriebsteams im Jahr 2025

Bei jedem Kunden sehe ich das gleiche Muster. Die Vertriebsteams, die übertreffen:

1. ‍Standardisieren Sie ihre Pipeline. Klare Phasen, klare Regeln, saubere Übergaben.
2. ‍Automatisieren Sie nur das, was automatisiert werden soll. Nicht jeder Schritt muss automatisiert werden, nur die schmerzhaften.‍
3. Verwenden Sie weniger Werkzeuge, besser. Konsolidierung übertrifft immer die Expansion.‍
4. Bauen Sie Arbeitsabläufe auf das Verhalten der Mitarbeiter auf, nicht auf das ideale Verhalten. Wenn Sie Ihr System darauf aufbauen, wie Wiederholungen sollte handeln, statt wie sie tun handeln, nichts bleibt hängen.‍
5. Investieren Sie frühzeitig in RevOps. Mit einem guten Prozess können Sie skalieren. Ein Schlimmes bringt Sie genau im falschen Moment in einen Engpass.

Wie ich über den modernen Sales Stack denke

Eine der derzeit am meisten unterschätzten Chancen für Vertriebsteams besteht darin, papierlastige, sich wiederholende Prozesse durch tatsächliche Automatisierung zu ersetzen lebt drinnen ihr CRM. Hier war Portant für die Teams, mit denen ich zusammenarbeite, wirklich wertvoll.

Was ich an Portant schätze, ist, dass ich damit die Dokumentenerstellung, Vorschläge und Arbeitsabläufe automatisieren kann direkt in HubSpot ohne die Mitarbeiter auf eine andere Plattform zu zwingen. Für kleine Unternehmen und Start-ups, insbesondere diejenigen, mit denen ich zusammenarbeite, die äußerst kostensensibel und überlastet sind, ist die Reduzierung des Kontextwechsels enorm.

Wo Portant glänzt, sind die unsexy Teile des Verkaufsbetriebs:

• Strukturierte CRM-Daten in standardisierte Dokumente umwandeln
• Dadurch entfällt die manuelle Angebotserstellung
• Optimierung der Genehmigungsabläufe
• Reduzierung des Zeitaufwands für die Suche nach fehlenden Informationen
• Konzentrieren Sie Ihre Mitarbeiter auf den Verkauf statt auf die Verwaltung

Einer meiner Kunden nutzt Portant für einen ziemlich einzigartigen Anwendungsfall im Bereich der automatischen Betitelung, einer Branche, die im Grunde immer noch im Papier versinkt. Portant ermöglichte es uns, Teile ihres Titeldokument-Workflows mithilfe von bereits in HubSpot gespeicherten Daten zu automatisieren. Es handelt sich nicht um das typische „Verkaufsangebot“-Setup, aber das ist der Punkt: Das Tool eignet sich für nicht-traditionelle Arbeitsabläufe, bei denen die Automatisierung langsame, veraltete Prozesse ersetzt.

Ich überlege immer, ob sich ein Tool für Startups wirklich lohnt, und Portant macht Sinn, wenn die Alternative darin besteht, dass Mitarbeiter Stunden mit manuellen Dokumentenaufgaben verbringen. Wenn die Automatisierung dies mit einem einzigen Klick ersetzen kann, ist der ROI sofort spürbar.

Meine Mission bei Groove Consulting

Ich habe Groove Consulting gegründet, weil ich es liebe, chaotische Vertriebssysteme in etwas zu verwandeln, das sich wie Atmen anfühlt: einfach, vorhersehbar, wiederholbar.

Wir verkaufen keine Komplexität.
Wir schieben keine aufgeblähten Stapel.
Wir bauen Systeme, die zuerst für den Menschen funktionieren.

Wenn Ihr Team wächst und die Reibung spürt, kann ich helfen.

Möchten Sie sehen, wie wir skalierbare Vertriebssysteme aufbauen?

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