Expérience des participants
Décharge de responsabilité (avec signature électronique)
Chaque participant arrive avec une décharge de responsabilité signée dans votre dossier, sans presse-papiers à l'entrée. Portant intègre chaque réponse Google Forms dans votre modèle Google Docs et l'envoie pour signature électronique en un seul flux de travail.
~5 min de configuration · Utilisé par plus de 100 équipes
Approuvé par plus de 40 000 équipes
Aperçu
Envoyez des décharges depuis Google Forms et collectez des signatures électroniques en un seul flux
Actuellement, votre accueil distribue des décharges papier, scanne les exemplaires signés dans un dossier, puis saisit les coordonnées des participants dans un tableur le soir même. Les personnes arrivent tôt, la file s'allonge, et vous vous retrouvez encore à courir après la signature d'un tuteur pour les mineurs venus avec un seul parent.
Ce flux de travail surveille votre Google Forms pour les nouvelles soumissions, génère la décharge de responsabilité dans votre modèle Google Docs à votre charte graphique, et l'envoie poursignature électroniquedès que le participant valide son formulaire. Le PDF signé est enregistré dans un dossier Drive nommé selon l'événement et la date.
Il convient aux salles de sport, studios, opérateurs touristiques, cliniques et équipes événementielles qui traitent de grands volumes d'inscriptions et ont besoin de décharges solides. Le modèle s'adapte également auxcontrats, de sorte que la même logique de signature électronique et de stockage couvre tout accord participant que vous soumettez à quelqu'un.
Pour qui
Ce modèle est-il fait pour vous ?
Les équipes qui génèrent des documents à partir de données structurées.
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Des décharges signées avant l'arrivée des participants.Portant envoie la demande de signature électronique dès qu'un participant soumet le Google Forms, de sorte que la plupart des signatures arrivent avant qu'ils franchissent la porte.
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Un seul modèle, chaque PDF signé synchronisé.La fusion de données lit toujours votre modèle de décharge Google Docs en direct, de sorte que chaque PDF signé reflète exactement les clauses approuvées par votre assureur ou votre conseiller juridique.
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Stockage prêt pour l'audit, sans classement supplémentaire.La gestion des sorties nomme chaque PDF signé par participant et date d'événement, et le stocke dans un dossier Drive fixe, de sorte que les questions d'assurance trouvent une réponse en quelques secondes.
Configuration
Comment configurer le flux de travail de décharge de responsabilité
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01
Étape 1 : Connectez votre Google Forms et votre document de décharge
Dans Portant, sélectionnez le Google Forms qui collecte les informations des participants et le modèle Google Docs contenant le texte de votre décharge de responsabilité. Associez les questions du formulaire aux balises de fusion dans le document.
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02
Étape 2 : Ajoutez l'étape de signature électronique
Ajoutez un bloc de signature dans le document, puis dans Portant définissez l'adresse e-mail du participant comme signataire et ajoutez un second signataire tuteur pour les inscrits de moins de 18 ans.
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03
Étape 3 : Définissez le nommage des sorties et le stockage
Utilisez la gestion des sorties pour nommer chaque PDF signé avec le nom du participant et la date de l'événement, et choisissez le dossier Drive où les décharges signées doivent être conservées.
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04
Étape 4 : Activez le déclencheur et les rappels
Configurez le flux de travail pour qu'il s'exécute à chaque nouvelle soumission Google Forms et activez les rappels par e-mail afin que toute personne n'ayant pas signé avant l'enregistrement reçoive une notification.
Questions fréquemment posées
Une décharge de responsabilité doit inclure le nom complet et les coordonnées du participant, une description claire de l'activité, une clause d'acceptation des risques, une décharge de responsabilité, un engagement de ne pas poursuivre en justice, et un bloc de signature. Votre modèle Google Docs peut contenir l'ensemble de ce texte, et Portant intègre les coordonnées du participant dans les bons champs à chaque exécution.
Oui. Les signatures électroniques sur une décharge de responsabilité sont juridiquement valables aux États-Unis en vertu de l'ESIGN Act et de l'UETA, et en vertu du règlement eIDAS au Royaume-Uni et dans l'UE, dès lors que les deux parties donnent leur consentement. Portant enregistre l'adresse e-mail, l'adresse IP et l'horodatage du signataire sur chaque PDF signé, de sorte que la piste d'audit est conservée avec le fichier dans Drive.
Oui. Portant se connecte à n'importe quel Google Forms que vous avez publié, vous n'avez donc pas besoin de passer à une application kiosque ni de reconstruire votre processus d'inscription. Sélectionnez le formulaire, associez ses questions à votre modèle de décharge Google Docs, et Portant s'exécute à chaque nouvelle soumission sans logiciel supplémentaire pour votre accueil.
Créez le formulaire une seule fois dans Google Forms avec des champs pour le participant, l'activité et les éventuelles déclarations de santé, puis rédigez le texte de la décharge dans un modèle Google Docs. Portant relie les deux, génère la décharge à chaque soumission et collecte une signature électronique juridiquement contraignante, de sorte que l'ensemble du processus se déroule en ligne, du formulaire au PDF signé.
Oui. Lorsqu'un inscrit a moins de 18 ans, Portant transmet la demande de signature électronique à l'adresse e-mail d'un parent ou tuteur collectée via le Google Forms, puis au mineur pour tout accusé de réception requis. Le PDF signé porte les deux noms et horodatages, ce qui correspond à la norme exigée par la plupart des assureurs américains pour les activités destinées aux jeunes.
Oui. Portant exécute le même flux de travail de décharge depuis HubSpot : ainsi, lorsqu'un deal ou une fiche membre atteint une étape nécessitant une décharge signée, Portant génère le document à partir du contact et l'envoie pour signature électronique. Le PDF signé est enregistré dans la chronologie du contact, de sorte que le statut du membre et la décharge se trouvent au même endroit.
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