Modèle Opérations
Modèle de rapport d'incident
Le personnel consigne l'événement dans un Google Form, et Portant génère un rapport d'incident formel au format Doc à partir de la réponse. La fusion de données renseigne chaque champ, et les workflows d'approbation acheminent le rapport à votre responsable HSE avant qu'il soit transmis à la sécurité, au service juridique ou à l'assurance.
~5 min de configuration · Utilisé par plus de 100 équipes
Approuvé par plus de 40 000 équipes
Aperçu
Générez des rapports d'incidents en milieu de travail dans Google Docs à partir d'un Google Form
Après un incident en milieu de travail, la moitié de l'équipe essaie de se souvenir de ce qui s'est passé pendant que l'autre moitié le rédige dans un e-mail en texte libre. Le temps que le rapport d'incident formel parvienne à la sécurité, la chronologie est floue et la moitié des champs sont manquants.
Utilisez un Google Form au moment de l'incident, consignez chaque réponse dans un Google Sheet, et laissez Portant construire le Doc de rapport formel à partir de là.La fusion de donnéesplace les réponses dans les bonnes sections, la gestion des sorties archive le PDF à l'endroit où la conformité peut le retrouver, et les workflows d'approbation l'acheminent à votre responsable HSE avant qu'il quitte Portant.
Ce modèle convient aux responsables HSE, aux directeurs des opérations et aux chargés de conformité dans la construction, la fabrication, l'entreposage, l'hôtellerie, la santé et l'éducation. Partout où le personnel utilise déjà Google Forms et Sheets, ce modèle transforme ces outils en un véritable workflow de déclaration d'incidents.
Pour qui
Ce modèle est-il fait pour vous ?
Les équipes qui génèrent des documents à partir de données structurées.
-
Un rapport formel prêt en quelques minutes.La fusion de données transforme la réponse du Google Form en rapport d'incident finalisé dès qu'un membre du personnel soumet le formulaire, de sorte que le fichier est prêt avant la fin du quart de travail.
-
Une piste d'approbation unique pour chaque rapport.Les workflows d'approbation acheminent chaque rapport à votre responsable HSE et consignent l'horodatage, afin que les auditeurs et les assureurs voient exactement qui a validé et quand.
-
Rapports archivés là où la conformité peut les retrouver.La gestion des sorties enregistre chaque PDF dans un dossier Drive prévisible par site, date et gravité, et le suivi des e-mails confirme que la sécurité et le service juridique ont bien reçu le rapport.
Configuration
Comment configurer le workflow de rapport d'incident
-
01
Étape 1 : Créer le formulaire de rapport d'incident
Listez toutes les questions requises par votre politique de sécurité, du type d'incident et du lieu aux blessures, aux témoins et aux actions immédiates. Marquez les questions essentielles comme obligatoires afin qu'aucune soumission incomplète ne puisse passer.
-
02
Étape 2 : Connecter le Sheet à votre modèle de rapport
Ouvrez Portant dans Google Sheets, liez la feuille des réponses au formulaire, et sélectionnez le modèle Google Doc que vous utilisez pour les rapports d'incidents formels. Insérez les balises de fusion à l'emplacement de chaque champ.
-
03
Étape 3 : Définir les règles de sortie et d'approbation
Utilisez la gestion des sorties pour nommer le PDF par date et par site, et enregistrez-le dans le dossier de conformité. Ajoutez une étape d'approbation afin que votre responsable HSE valide le rapport avant qu'il quitte Portant.
-
04
Étape 4 : Activer l'automatisation basée sur les lignes
Activez la génération automatique afin que chaque nouvelle réponse au formulaire déclenche le workflow. Ajoutez le suivi des e-mails pour savoir quand la sécurité, le service juridique ou l'assurance a ouvert le rapport final.
Questions fréquemment posées
Un rapport d'incident en milieu de travail doit couvrir la date, l'heure et le lieu de l'événement, les personnes impliquées et les éventuels témoins, une description factuelle de ce qui s'est passé, les actions immédiates prises, les blessures ou dommages, ainsi qu'une signature de la personne qui dépose le rapport. Portant extrait chacun de ces champs de votre Google Form et les insère directement dans le Doc du rapport.
Consignez les faits dès que l'incident se produit : les personnes impliquées, ce qu'elles ont observé, quand et où cela s'est déroulé, et les mesures prises en réponse. Avec ce modèle, le personnel répond à ces questions dans un Google Form et Portant génère le Doc formel, afin que la formulation reste cohérente pour chaque rapport.
Oui. Ajoutez une question dans le Google Form qui classe l'événement en blessure, presqu'accident, défaillance d'équipement ou incident de sécurité, et Portant achemine chaque type vers la section correspondante du rapport. Le même workflow les gère tous, de sorte que les presqu'accidents bénéficient du même suivi documentaire que les blessures.
Créez un Google Form avec des champs obligatoires pour le type d'incident, la date, le lieu, les personnes impliquées, les témoignages, les actions prises et une signature. Connectez la feuille de réponses à un modèle Google Doc dans Portant, et chaque soumission génère un rapport d'incident PDF formel sans que personne n'ait à ressaisir les réponses.
Oui. Si votre équipe consigne les incidents sous forme de tickets HubSpot ou d'objets personnalisés, Portant peut lire ces enregistrements et générer le même Doc de rapport d'incident grâce à la fusion de données. L'une ou l'autre source alimente le même modèle, de sorte que vous n'avez pas à reconstruire le rapport lorsque votre outil de déclaration change.
Portant fait fonctionner le workflow dans Google Forms et Sheets que votre équipe utilise déjà, avec le rapport d'incident formel qui ressort sous la forme d'un Google Doc et d'un PDF à votre charte graphique. Il n'y a pas d'application distincte à apprendre pour le personnel, et le fichier finalisé réside dans Drive aux côtés de vos autres documents de conformité.
Modèles associés
Décharge de responsabilité (avec signature électronique)
Chaque participant arrive avec une décharge de responsabilité signée dans son dossier, sans presse-papiers à l'entrée. Portant intègre chaque soumission Google Form dans votre modèle Google Docs et l'envoie pour signature électronique en un seul workflow.
Voir le modèle
Workflow d'approbation
Approuvez une demande Google Form directement depuis votre Google Sheet et laissez Portant envoyer au demandeur un Google Doc à votre charte graphique. Les workflows d'approbation déclenchent la fusion de données et la gestion des sorties pour produire et archiver la confirmation.
Voir le modèle
Étiquettes de rayonnages d'entrepôt
Transformez un Google Sheet d'allées, de bacs et de références en un jeu d'étiquettes Google Slides imprimable. La fusion de données de Portant répartit chaque ligne dans sa propre diapositive d'étiquette, puis exporte le lot en PDF.
Voir le modèleRejoignez plus de 40 000 équipes qui utilisent Portant
Portant a été une véritable révolution pour Clipboard ! Il a permis à notre équipe commerciale d'économiser d'innombrables heures chaque semaine en générant automatiquement des bons de commande, des propositions et des contrats avec les informations de HubSpot préremplies.
Avec Portant, je gère les documents directement depuis HubSpot. Aucun va-et-vient entre les plateformes. Aucune copie de données.
Portant a remplacé trois outils distincts pour nous. Une seule plateforme gère les documents, les signatures et les relances sans quitter HubSpot.
Des centaines de contrats sont envoyés en quelques clics. Les contrats signés reviennent, et les autres sont faciles à repérer.
Chez RepCard, Portant nous a offert un workflow automatisé de bout en bout dans HubSpot, nous avons remplacé la création manuelle d'accords à grande échelle.
Nous constatons un chiffre d'affaires moyen plus élevé avec Portant et des délais de clôture plus courts, cela nous démontre un impact concret sur la vélocité des ventes.
J'adore ce produit. Je l'utilise depuis plus d'un an et l'intégration à Google Workspace est excellente. Bravo pour votre écoute de vos utilisateurs !
Quand l'équipe dirigeante demande un document d'extension, Portant le leur fournit en environ une heure, cela a donné les moyens d'agir à toute mon équipe.
Un véritable game-changer ! Portant simplifie ces tâches et me permet de me concentrer sur ce qui nécessite vraiment mon attention et ma réflexion !
Ce logiciel prend en charge de façon remarquable le processus fastidieux de création et d'envoi des factures. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire considérablement les erreurs de saisie.
Ce produit est un game-changer pour toutes ces fusions de documents manuelles si pénibles. Bravo à vous et à votre équipe pour ce que vous avez créé !
Nos commerciaux passaient auparavant 30 minutes par proposition. Maintenant, c'est en moins de deux minutes et les documents sont plus soignés que jamais.